Einen Platz für eine Veranstaltung in Betrieb nehmen
Einen Platz für eine Veranstaltung in Betrieb zu nehmen, beginnt nicht mit dem Aufbau, sondern mit Programm, Genehmigungen und Zuständigkeiten. Danach folgen Reservierungen, Einladungen und die genaue Planung von Technik, Möbeln und Catering. In den letzten Tagen zählen bestätigte Mengen, Zugänge, Wetter und gut sichtbare Beschilderung. Der Ablauf unten hilft dir, die 76 Aufgaben dieses Plans in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten, ohne wichtige Details bis zum Veranstaltungstag aufzuschieben.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Lieferanten auswählen
2 Personen
- 4
Catering reservieren
- 5
Möbel reservieren
- 6
Technik reservieren
- 7
Einladungen erstellen
2 Personen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Presse einladen
- 10
Referenten bestätigen
- 11
Redetexte sammeln
2 Personen
- 12
Programm drucken
- 13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Endgültige Gästezahl festlegen
2 Personen
- 16
Cateringmengen bestätigen
- 17
Route und Zugang prüfen
2 Personen
- 18
Wettervorhersage prüfen
- 19
Alternative für schlechtes Wetter bereitstellen
2 Personen
- 20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Programm und Beschilderung schneiden
2 Personen
- 24
Redetisch vorbereiten
- 25
Catering prüfen
2 Personen
- 26
Location inspizieren
3 Personen
- 27
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
- 28
Platz fegen
4 Personen
- 29
Mülleimer aufstellen
2 Personen
- 30
Zelte aufbauen
4 Personen
- 31
Tische aufstellen
4 Personen
- 32
Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Buffettische einrichten
3 Personen
- 34
Getränke an die Bar stellen
2 Personen
- 35
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 36
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 37
Snacks auspacken
3 Personen
- 38
Diätgerichte separat bereitstellen
2 Personen
- 39
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 40
Ton testen
2 Personen
- 41
Beleuchtung testen
2 Personen
- 42
Bereich um die Bühne absperren
2 Personen
- 43
Infotisch einrichten
2 Personen
Event
- 44
Anmeldeschalter besetzen
2 Personen
- 45
Gäste empfangen
4 Personen
- 46
Programm verteilen
2 Personen
- 47
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 48
Snacks servieren
3 Personen
- 49
Eröffnungsrede moderieren
2 Personen
- 50
Technische Unterstützung der Rede
2 Personen
- 51
Banddurchschnitt begleiten
3 Personen
- 52
Führung begleiten
4 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 54
Buffet auffüllen
3 Personen
- 55
Hintergrundmusik bereitstellen
- 56
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
- 57
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
- 58
Gäste über die Abfahrtszeit informieren
2 Personen
- 59
Musik ausschalten
Nachbereitung
- 60
Catering abbauen
4 Personen
- 61
Geschirr sammeln
3 Personen
- 62
Möbel abbauen
5 Personen
- 63
Zelte abbauen
4 Personen
- 64
Technik ausschalten
2 Personen
- 65
Dekoration entfernen
3 Personen
- 66
Abfall sammeln
4 Personen
- 67
Platz reinigen
4 Personen
- 68
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 69
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 70
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 71
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 72
Gemietete Technik zurückgeben
2 Personen
- 73
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 74
Lieferantenrechnungen prüfen
- 75
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
- 76
Fotos für die Veröffentlichung auswählen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- BuffetischeAnz. 6
- StehtischeAnz. 10
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 80
- Rednertisch
- BarhockerAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- Akku-LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 100
- TeegläserAnz. 60
- TellerAnz. 180
- DesserttellerAnz. 120
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- KannenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- Kühlboxen mit EisAnz. 4
- ServierschalenAnz. 20
- ServierzangenAnz. 10
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- Handschuhe für die Zubereitung von SpeisenAnz. 4
Dekoration
- GemeindeflaggenAnz. 4
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 150
- Band für den Eröffnungsakt
- Kinderschere
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischdeckenAnz. 16
- Fotowand
- ProgrammständerAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- BatterienAnz. 24
- KabelmattenAnz. 8
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- MüllgreiferAnz. 3
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- PutzlappenAnz. 30
- ToilettenbürstenAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
- AbsperrbandAnz. 4
- Rutschfeste MattenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm zuerst fest und prüfe anschließend sofort die nötigen Genehmigungen. Plane dafür mindestens vier bis sechs Wochen Vorlauf ein, weil Änderungen am Platz oder bei der Nutzung sonst spät auffallen.
- Reserviere Möbel und Technik erst, wenn das Programm und die erwartete Gästezahl feststehen. Für Reden brauchst du unter anderem Rednertisch, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Mischpult und Verlängerungskabel; teste alles spätestens am Vortag.
- Schicke Einladungen früh genug und führe Anmeldungen, Referentenbestätigungen und Ernährungswünsche in einer Liste. Lege die endgültige Gästezahl drei bis fünf Tage vor dem Termin fest und bestätige dann die Cateringmengen.
- Prüfe Route, Zugang und Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vorher. Wenn Partyzelte oder eine andere Schlechtwetter-Alternative nötig sind, müssen Aufbaufläche, Stromversorgung und Wege bereits vorher geklärt sein.
- Bereite am Vortag Programmblätter, Beschilderung und Redetisch vor und kühle Getränke rechtzeitig. Rechne zusätzlich mit einem kurzen Kontrollgang vor Einlass: Catering, Abfallbehälter, Gläser, Strom, Mikrofone und Sitzordnung werden dabei noch einmal geprüft.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Platz für eine Veranstaltung planen?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm und Genehmigungen. Reservierungen für Catering, Möbel und Technik sollten spätestens vier Wochen vor dem Termin stehen.
- Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?
- Lege die endgültige Gästezahl drei bis fünf Tage vor der Veranstaltung fest. Danach bestätigst du die Cateringmengen und berücksichtigst die erfassten Ernährungswünsche.
- Was muss ich bei Technik für Reden auf einem Platz beachten?
- Plane mindestens 30 Minuten für Aufbau und Soundcheck ein, besser 60 Minuten bei mehreren Referenten. Prüfe Funkmikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Akku-Lautsprecher, Verlängerungskabel und Powerbanks gemeinsam vor dem Einlass.
- Was mache ich bei schlechtem Wetter?
- Entscheide spätestens 48 Stunden vorher, ob Partyzelte oder eine andere Alternative gebraucht werden. Kontrolliere dabei nicht nur den Wetterschutz, sondern auch Zugang, Strom, Sitzplätze und die sichere Aufstellung der Technik.
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