Zo organiseer je de ingebruikname van een plein
Begin met de datum, het programma en de gewenste capaciteit van het plein. Controleer daarna direct de vergunningen, de route voor bezoekers en de afspraken met leveranciers. Voor de uitvoering regel je catering, meubilair en techniek in een vaste volgorde, zodat microfoons, stroom en opstelling elkaar niet in de weg zitten. De laatste week draait om aanmeldingen, dieetwensen, het definitieve aantal gasten en een concreet alternatief bij slecht weer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Leveranciers selecteren
2 personen
- 4
Catering reserveren
- 5
Meubilair reserveren
- 6
Techniek reserveren
- 7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Pers uitnodigen
- 10
Sprekers bevestigen
- 11
Spreekteksten verzamelen
2 personen
- 12
Programma afdrukken
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
- 16
Cateringhoeveelheden bevestigen
- 17
Route en toegang controleren
2 personen
- 18
Weersverwachting controleren
- 19
Alternatief bij slecht weer klaarzetten
2 personen
- 20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Dranken koelen
2 personen
- 23
Programma en bewegwijzering snijden
2 personen
- 24
Spreektafel voorbereiden
- 25
Catering controleren
2 personen
- 26
Locatie inspecteren
3 personen
- 27
Leveringen ontvangen
3 personen
- 28
Plein schoonvegen
4 personen
- 29
Afvalbakken plaatsen
2 personen
- 30
Tenten opbouwen
4 personen
- 31
Tafels opstellen
4 personen
- 32
Stoelen plaatsen
4 personen
- 33
Buffettafels inrichten
3 personen
- 34
Dranken bij de bar zetten
2 personen
- 35
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 36
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 37
Hapjes uitpakken
3 personen
- 38
Dieetgerechten apart zetten
2 personen
- 39
Versiering ophangen
3 personen
- 40
Geluid testen
2 personen
- 41
Verlichting testen
2 personen
- 42
Podiumzone afzetten
2 personen
- 43
Informatietafel inrichten
2 personen
Event
- 44
Aanmeldbalie bemannen
2 personen
- 45
Gasten ontvangen
4 personen
- 46
Programma uitdelen
2 personen
- 47
Koffie en thee serveren
3 personen
- 48
Hapjes serveren
3 personen
- 49
Openingswoord begeleiden
2 personen
- 50
Toespraak technisch ondersteunen
2 personen
- 51
Lintknipmoment begeleiden
3 personen
- 52
Rondleiding begeleiden
4 personen
- 53
Dranken bijvullen
3 personen
- 54
Buffet aanvullen
3 personen
- 55
Achtergrondmuziek verzorgen
- 56
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
- 57
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
- 58
Gasten informeren over vertrektijd
2 personen
- 59
Muziek uitschakelen
Nazorg
- 60
Catering afbouwen
4 personen
- 61
Servies verzamelen
3 personen
- 62
Meubilair afbreken
5 personen
- 63
Tenten afbreken
4 personen
- 64
Techniek uitschakelen
2 personen
- 65
Decoratie verwijderen
3 personen
- 66
Afval verzamelen
4 personen
- 67
Plein schoonmaken
4 personen
- 68
Servies afwassen
3 personen
- 69
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 70
Materialen inventariseren
2 personen
- 71
Materialen terugbrengen
3 personen
- 72
Gehuurde techniek retourneren
2 personen
- 73
Overgebleven catering opslaan
2 personen
- 74
Leveranciersfacturen controleren
- 75
Bedankberichten versturen
2 personen
- 76
Foto's selecteren voor publicatie
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Buffettafelsaantal 6
- Statafelsaantal 10
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Spreektafel
- Barkrukkenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Accuspeakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaard
- Mengpaneel
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Koelboxenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 180
- Koffiekopjesaantal 100
- Theeglazenaantal 60
- Bordenaantal 180
- Dessertbordjesaantal 120
- Vorkenaantal 180
- Messenaantal 180
- Lepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
- Kannenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxen met ijsaantal 4
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 10
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Handschoenen voor voedselbereidingaantal 4
Decoratie
- Gemeentevlaggenaantal 4
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 150
- Lint voor openingsmoment
- Kinderschaar
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 16
- Fotowand
- Programmastandaardsaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijenaantal 24
- Kabelmattenaantal 8
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 3
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Toiletborstelsaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Afzetlintaantal 4
- Antislipmattenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk enkele weken vooraf vast wie wanneer spreekt en verzamel alle spreekteksten op één plek. Zo kun je het programma afdrukken zonder op de dag zelf nog wijzigingen te moeten verwerken.
- Controleer de stroomvoorziening vóór je accuspeakers, microfoons en mengpaneel reserveert. Plan verlengsnoeren, stekkerdozen en powerbanks mee; zonder vrije stroompunten ontstaat techniekstress tijdens de opbouw.
- Bepaal het definitieve aantal gasten pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Bevestig daarna de cateringhoeveelheden, inclusief servies, opscheplepels, kannen en voldoende koelruimte voor dranken.
- Plan de pleinindeling op basis van de looproute: buffettafels niet voor de spreektafel, statafels niet bij de toegang en afvalbakken op plekken waar bezoekers blijven staan. Controleer de route en toegang minstens één keer ter plaatse.
- Maak uiterlijk 48 uur vooraf een slechtweerplan en controleer opnieuw de weersverwachting. Zorg dat partytenten, tafels, stoelen en de techniek passen binnen die alternatieve opstelling, in plaats van alleen een tent achter de hand te houden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een ingebruikname van een plein organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, vergunningen en leveranciers. Reserveer catering, meubilair en techniek zodra de datum vaststaat; populaire leveranciers zijn anders mogelijk niet beschikbaar.
- Wanneer moet je het definitieve aantal gasten doorgeven aan de catering?
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en bevestig dan het definitieve aantal. Controleer 48 uur voor de ingebruikname nog of er afmeldingen of wijzigingen zijn.
- Hoeveel drank heb je nodig bij de ingebruikname van een plein?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Plan extra water bij warm weer en zorg dat alle dranken uiterlijk 2 uur voor aanvang gekoeld zijn.
- Wat regel je op de ochtend van de ingebruikname van een plein?
- Controleer eerst de opstelling, toegang, bewegwijzering en stroom voordat gasten arriveren. Test microfoons en accuspeakers minimaal 60 minuten voor de start en zet catering, koffie, thee en afvalbakken daarna pas definitief klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!