Organiser une mise en service de place sans rien laisser au dernier moment

Une mise en service de place se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le programme et les autorisations, puis les prestataires et les invitations. Le nombre final d’invités détermine ensuite le traiteur, le mobilier, la vaisselle et les boissons. Prévoyez aussi l’accès, la météo et une solution de repli avant l’installation. Les derniers contrôles portent sur la signalétique, la prise de parole, le catering et le matériel technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
4
Réserver le catering
5
Réserver le mobilier
6
Réserver la technique
7
Rédiger les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Inviter la presse
10
Confirmer les intervenants
11
Rassembler les textes de présentation
2 personnes
12
Imprimer le programme
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
16
Confirmer les quantités de traiteur
17
Vérifier le trajet et l’accès
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Prévoir une alternative en cas de mauvais temps
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Découper le programme et la signalétique
2 personnes
24
Préparer la table de prise de parole
25
Vérifier le catering
2 personnes
26
Inspecter le lieu
3 personnes
27
Réception des livraisons
3 personnes
28
Balayer la place
4 personnes
29
Installer les poubelles
2 personnes
30
Monter les tentes
4 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Installer les tables de buffet
3 personnes
34
Mettre les boissons au bar
2 personnes
35
Mettre en place le point café
2 personnes
36
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
37
Déballer les amuse-bouches
3 personnes
38
Mettre les plats diététiques à part
2 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Tester le son
2 personnes
41
Tester l’éclairage
2 personnes
42
Balisage de la zone de scène
2 personnes
43
Aménager le stand d’information
2 personnes

Événement

44
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
45
Accueillir les invités
4 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Servir le café et le thé
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
50
Assurer le support technique du discours
2 personnes
51
Animer la coupe du ruban
3 personnes
52
Animer la visite guidée
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
55
Assurer la musique d’ambiance
56
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
57
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
58
Informer les invités de l’heure de départ
2 personnes
59
Couper la musique

Suivi

60
Démonter le catering
4 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Démonter le mobilier
5 personnes
63
Démonter les tentes
4 personnes
64
Éteindre la technique
2 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Nettoyer la place
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rapporter le matériel
3 personnes
72
Retourner le matériel loué
2 personnes
73
Stocker la restauration restante
2 personnes
74
Vérifier les factures des fournisseurs
75
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
76
Sélectionner les photos pour publication

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 10
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8

Équipement

Enceintes sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 60
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacières avec de la glaceqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Gants pour la préparation alimentaireqté 4

Décoration

Drapeaux de la communeqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Ruban pour la cérémonie d'ouverture
Ciseaux pour enfants
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 16
Mur photo
Pupitres de programmeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24
Passe-câblesqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le programme et les autorisations avant de contacter les fournisseurs. Gardez au moins 2 semaines pour obtenir les confirmations nécessaires et ajuster le déroulé.
Fixez une date de clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Vous pourrez alors confirmer le nombre d’invités, les besoins alimentaires et les quantités du traiteur sans travailler sur des estimations.
Réservez ensemble le catering, le mobilier et la technique, puis vérifiez leurs horaires d’arrivée. Les tables, chaises, tentes, enceintes et microphones doivent être installés avant l’accueil des invités, pas pendant leur arrivée.
Préparez un plan B météo au moins 48 heures à l’avance. Vérifiez le trajet, l’accès au site et l’emplacement des tentes, puis décidez qui surveille les prévisions et qui déclenche l’alternative.
La veille, refroidissez les boissons, rassemblez la vaisselle et contrôlez les rallonges, multiprises et batteries. Le jour même, installez la table de prise de parole, le programme et la signalétique avant le premier invité.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour une mise en service de place ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez dès le départ une date limite de réponse, environ 7 à 10 jours avant l’événement, pour finaliser le traiteur et les besoins alimentaires.
Quand confirmer le nombre final d’invités au traiteur ?: Confirmez le nombre final 7 à 10 jours avant la mise en service, après la clôture des inscriptions. Transmettez en même temps les régimes et allergies afin d’éviter une modification tardive des quantités.
Combien de temps prévoir pour installer le mobilier et la technique ?: Prévoyez au minimum 3 heures avant l’accueil pour installer les tables, chaises, tentes, enceintes et microphones. Ajoutez 30 minutes pour tester le son et vérifier les branchements, rallonges et multiprises.
Quand vérifier la météo et préparer une solution de repli ?: Consultez les prévisions 72 heures avant, puis faites un dernier contrôle 24 heures avant. La solution de repli doit être décidée et communiquée au plus tard la veille, avec les accès et l’installation correspondants.

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