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Jubiläums-Lobgesangabend organisieren: die Checkliste

Ein Jubiläums-Lobgesangabend braucht mehr als ein festgelegtes Liedprogramm. Chöre, Texte, Technik, Sitzplätze und Bewirtung müssen aufeinander abgestimmt sein, damit der Abend ohne lange Unterbrechungen läuft. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung des Veranstaltungsorts bis zum Buffet- und Bühnenaufbau. Plane besonders die Bestätigungen, den Druck der Programmhefte und den Techniktest früh genug ein – diese Punkte werden häufig erst kurz vor Beginn erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Programm und Lieder festlegen

    2 Personen

  • Auftritts-Chöre bestätigen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Technik und Mikrofone testen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Aufführungen und Texte bestätigen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frische Produkte einkaufen

    2 Personen

  • Kühlprodukte kalt stellen

    2 Personen

  • Liedtexte und Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    2 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Licht und Kabel anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone und Musik testen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Buffet und Kaffeetafel einrichten

    3 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Gesangsprogramm begleiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser sammeln

    2 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    3 Personen

  • Abschied und Dankesrede halten

Nachbereitung

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Buffet und Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückbringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 3
  • BühnenelementeAnz. 4
  • Kleiderständer

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 90
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 100
  • TortenplattenAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • TeelöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • Audiomischpult
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Keyboard
  • NotenständerAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

  • Jubiläumsbanner
  • BallonsAnz. 60
  • TischdeckenAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • KerzenhalterAnz. 10
  • LED-KerzenAnz. 20

Organisation

  • Empfangstisch
  • NamensschilderAnz. 100
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • KlemmbretterAnz. 4
  • StifteAnz. 12
  • LiedmappenAnz. 12

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige die auftretenden Chöre, das Programm und alle Liedtexte spätestens 2 Wochen vor dem Abend. So kannst du Drehbuch, Liedtexte und Programmhefte rechtzeitig drucken.
  • Plane für den Techniktest mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein. Prüfe dabei Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult, Musikplayer und jede Kabelverbindung.
  • Lege Sitzordnung und Bühnenfläche vor dem Aufbau fest. Für einen Chorabend brauchst du neben Stühlen und Tischen auch einen vollständig freigeräumten Auftrittsbereich sowie Platz für Notenständer und Keyboard.
  • Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und kontrolliere sie spätestens 3 Tage vor dem Einkauf. Frische und gekühlte Produkte kaufst du möglichst am selben oder am Vortag und stellst sie sofort kalt.
  • Öffne den Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vor Beginn. In dieser Zeit lassen sich Eingang, Saal, Dekoration, Kaffeetafel, Buffet, Beleuchtung und die letzte Mikrofonprobe ohne Zeitdruck kontrollieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jubiläums-Lobgesangabend organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts und der Abstimmung der Chöre. Spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Programm, Liedtexte und Einladungen feststehen.
Wann müssen die Einladungen für einen Jubiläums-Lobgesangabend verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Abend. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit du Anmeldungen, Sitzplätze und Ernährungswünsche einplanen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Lobgesangabend?
Plane mindestens 2 Stunden für Saal, Bühne, Tische, Stühle, Buffet und Dekoration ein. Für Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Licht solltest du zusätzlich etwa 60 Minuten für Aufbau und Test reservieren.
Wann sollte man Liedtexte und Programmhefte drucken?
Drucke die Unterlagen 5 bis 7 Tage vorher, nachdem Aufführungen und Texte endgültig bestätigt wurden. Halte einige zusätzliche Exemplare bereit, damit kurzfristige Gäste nicht ohne Programm oder Liedtexte bleiben.

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