Checklist pour organiser une soirée chant d’anniversaire
Une soirée chant d’anniversaire demande plus qu’un repas et quelques chansons. Il faut coordonner les chorales, les textes, les invitations, le buffet et la technique pour que tout s’enchaîne sans attente. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre, de la réservation de la salle au dernier test des micros. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés : les régimes alimentaires, les rallonges, les feuilles de programme et les produits frais à acheter au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Déterminer le programme et les chants
2 personnes
Confirmer les chorales participantes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Tester la technique et les microphones
2 personnes
Imprimer le déroulé
Confirmer les spectacles et les textes
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Imprimer les paroles et les programmes
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher l’éclairage et les câbles
2 personnes
Tester les micros et la musique
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le buffet et le coin café
3 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Événement
Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Accompagner le programme de chant
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
Suivi
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Ranger le buffet et le catering
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 90
- Tablesqté 10
- Tables de buffetqté 3
- Éléments de podiumqté 4
- Portant à vêtements
Vaisselle
- Tasses à caféqté 90
- Verresqté 120
- Assiettesqté 100
- Assiettes à pâtisserieqté 100
- Fourchettesqté 100
- Cuillères à caféqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 4
- Mixeur audio
- Lecteur audio
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Clavier
- Pieds de microqté 8
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 4
Décoration
- Bannière d’anniversaire
- Ballonsqté 60
- Nappesqté 10
- Compositions floralesqté 6
- Bougeoirsqté 10
- Bougies LEDqté 20
Organisation
- Table d’accueil
- Badges nominatifsqté 100
- Panneaux du programmeqté 4
- Presse-papiersqté 4
- Stylosqté 12
- Chemises à chansonsqté 12
Courses
- Courses
Conseils
- Fixez le programme et les chants avant d’envoyer les invitations : les chorales doivent confirmer leur participation et recevoir les textes suffisamment tôt pour répéter.
- Traitez les inscriptions au fil de l’eau et notez les régimes alimentaires dans une liste séparée. Faites un dernier point au plus tard 3 jours avant la soirée pour ajuster les quantités du buffet.
- Prévoyez un test technique complet avant l’arrivée des invités : deux micros, la table de mixage, les enceintes, le lecteur de musique et le clavier doivent être essayés ensemble, pas séparément.
- Imprimez les paroles et les feuilles de programme en comptant au moins un exemplaire par invité, plus 5 à 10 exemplaires de réserve. Placez-les sur les chaises avant l’ouverture de la salle.
- Gardez les produits frais pour les dernières heures et mettez les boissons et aliments à refroidir dès que la salle est ouverte. Vérifiez aussi les câbles, les multiprises et l’espace libre devant les éléments de scène avant de dresser le buffet.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une soirée chant d’anniversaire ?
- Réservez la salle et contactez les chorales au moins 8 à 12 semaines avant la date. Envoyez les invitations environ 4 à 6 semaines à l’avance, puis confirmez les détails artistiques 2 semaines avant.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une soirée chant ?
- Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la soirée afin de laisser le temps de répondre et de signaler les régimes alimentaires. Fixez une date limite de réponse située 10 à 14 jours avant l’événement.
- Combien de micros prévoir pour une soirée avec chorales ?
- Prévoyez au minimum 2 micros sans fil pour les interventions et les annonces, avec des pieds de micro si les chanteurs restent sur place. Testez-les avec les enceintes et la table de mixage au moins 1 heure avant l’arrivée des invités.
- Quand imprimer les paroles et le programme ?
- Imprimez la version finale 2 à 3 jours avant la soirée, après confirmation des chants et de l’ordre des spectacles. Ajoutez 5 à 10 exemplaires de réserve pour les invités supplémentaires ou les feuilles perdues.
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