Checklist para organizar una reunión sobre aislamiento
Una reunión informativa sobre aislamiento necesita más preparación que reservar una sala y confirmar a los ponentes. Hay que ordenar las inscripciones, reunir las preguntas de los visitantes y comprobar con tiempo las presentaciones y la técnica. El día del encuentro, la recepción, las acreditaciones, las mesas de información y el café deben estar listos antes de que llegue la primera persona. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a evitar los retrasos más habituales.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Invitar a los ponentes
Elaborar el programa
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar preguntas de los visitantes
Comprobar la información de los ponentes
Recopilar las presentaciones
Probar la técnica
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Preparar acreditaciones
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Montar mesas de información
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir café y té
2 personas
Anunciar el programa
Coordinar presentaciones
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Enviar correo de agradecimiento
Reenviar la información
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
- Mantelescant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 2
- Clic de presentación
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
Presentación
- Pizarra de hojas
- Papel para rotafolio
- Rotuladores fosforescentescant. 2
- Folletos informativoscant. 100
- Formularios de inscripcióncant. 80
- Credencialescant. 80
- Bolígrafoscant. 30
- Señales de rutacant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Cucharillascant. 70
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 4
Limpieza
- Aspiradora
- Juego de fregona
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma la información de cada ponente al menos 7 días antes. Pide también las presentaciones con 3 días de margen para poder abrirlas y comprobar que funcionan en el portátil y el proyector.
- No esperes al último día para gestionar las inscripciones. Exporta la lista de visitantes 24 horas antes, revisa las preferencias dietéticas y prepara las acreditaciones y los formularios en el mostrador de recepción.
- Haz una prueba técnica completa entre 60 y 90 minutos antes de abrir la ubicación. Comprueba el proyector, la pantalla, los cables HDMI, el micrófono, los altavoces, las regletas y los alargadores.
- Prepara la sala siguiendo el recorrido de los asistentes: primero señales de ruta y recepción, después sillas y mesas, y por último las mesas de información. Deja libres los pasillos y coloca al menos una papelera visible.
- Calcula las bebidas y el café según el número de inscritos y enfría las bebidas con varias horas de antelación. Monta las bandejas, tazas, vasos, platos y cucharillas antes de que empiece la primera sesión, no durante la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión sobre aislamiento?
- Empieza a reservar el lugar e invitar a los ponentes entre 4 y 6 semanas antes. Deja cerrados el programa y el formulario de inscripción al menos 3 semanas antes, para disponer de tiempo para las invitaciones y la promoción.
- ¿Cuándo debo pedir las presentaciones de los ponentes?
- Solicítalas como máximo 7 días antes y fija un plazo final de 3 días antes del encuentro. Así puedes comprobar los archivos, los vídeos, las fuentes y la conexión con el proyector sin improvisar.
- ¿Cuándo se prepara la lista de visitantes y las acreditaciones?
- Cierra las inscripciones y descarga la lista aproximadamente 24 horas antes. Imprime las acreditaciones y los formularios ese mismo día, dejando una pequeña reserva para cambios de última hora.
- ¿Cuánto antes hay que llegar para preparar la sala?
- Abre la ubicación entre 90 y 120 minutos antes de la llegada del público. Reserva los primeros 30 minutos para revisar el espacio y colocar mesas y sillas, y utiliza el tiempo restante para montar la recepción, la técnica, el café y las mesas de información.
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