Checklist voor een isolatie-informatieavond organiseren
Een isolatie-informatieavond vraagt om meer dan een zaal en een presentatie. Je regelt sprekers, verzamelt vooraf vragen van bezoekers en zorgt dat presentaties en techniek op tijd getest zijn. Op de avond zelf moeten ontvangst, informatiefolders, naambadges, koffie en thee klaarstaan voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en voorkom dat routeborden, kabels of bezoekersinformatie pas op het laatste moment worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Sprekers uitnodigen
Programma samenstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vragen van bezoekers verzamelen
Sprekersinformatie controleren
Presentaties verzamelen
Techniek testen
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Informatietafels inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Programma aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Bedankmail versturen
Informatie nasturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelsaantal 2
- Presentatieklikker
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
Presentatie
- Flip-over
- Flip-overpapier
- Markeerstiftenaantal 2
- Informatiefoldersaantal 100
- Aanmeldformulierenaantal 80
- Naambadgesaantal 80
- Pennenaantal 30
- Routebordenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Glazenaantal 70
- Bordenaantal 70
- Theelepelsaantal 70
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerbladenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
Verlichting
- LED-lampenaantal 4
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilset
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de techniek minstens één keer vooraf met de echte laptop, beamer, HDMI-kabels, luidsprekers en microfoon. Controleer ook of je genoeg stekkerdozen en verlengkabels hebt voor de volledige opstelling.
- Verzamel vragen van bezoekers vóór de avond en geef ze aan de sprekers. Zo kunnen zij hun presentatie gericht voorbereiden en blijft er tijdens het programma tijd over voor onderwerpen die meerdere bezoekers bezighouden.
- Maak de ontvangstbalie compleet met de bezoekerslijst, aanmeldformulieren, naambadges en pennen. Leg routeborden bij de ingang en op lastige kruispunten, zodat bezoekers niet hoeven te zoeken naar de zaal.
- Open de locatie ruim vóór de starttijd. Gebruik die voorbereidingstijd om ruimte, tafels, stoelen, informatietafels, kledingrekken en afvalbakken te controleren voordat koffie, thee en hapjes worden klaargezet.
- Koel dranken en zet koffie en thee pas klaar nadat de presentatietechniek is aangesloten en getest. Zo blijven kabels en apparatuur bereikbaar en voorkom je dat de ontvangsttafel tijdens de laatste controle nog moet worden verplaatst.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een isolatie-informatieavond organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, sprekers en het programma. Verstuur uitnodigingen en publiceer de promotie uiterlijk 3 weken voor de avond, zodat bezoekers tijd hebben om zich aan te melden.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een isolatie-informatieavond op te bouwen?
- Reserveer minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, de zaalopstelling, informatietafels, ontvangstbalie en techniek. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige test met presentaties, geluid en microfoon.
- Wanneer moet ik de presentaties en bezoekersvragen verzamelen?
- Vraag presentaties en vragen uiterlijk 1 week vooraf op. Controleer de bestanden daarna op de laptop waarop je ze toont en verwerk de belangrijkste vragen in de volgorde van het programma.
- Wat moet ik klaarzetten voor de ontvangst van bezoekers?
- Leg minstens 30 minuten voor aanvang de bezoekerslijst, naambadges, pennen, aanmeldformulieren en informatiefolders klaar. Zet routeborden buiten de zaal en richt een aparte plek in voor koffie, thee en glazen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!