Informationsabend zur Isolation organisieren: die Checkliste
Ein Informationsabend zur Isolation braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum und einen Vortrag. Du musst Referenten koordinieren, Anmeldungen und Fragen verwalten, Präsentationen sammeln und die Technik testen. Am Veranstaltungstag kommen Namensschilder, Besucherliste, Empfang, Getränke und Informationstische hinzu. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung, damit fehlende Kabel, ungeprüfte Folien oder zu spät gekühlte Getränke nicht zum Problem werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Redner einladen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Fragen der Besucher sammeln
Sprecherinformationen prüfen
Präsentationen sammeln
Technik testen
2 Personen
Besucherliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Raum kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
Informationstische einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Event
Besucher empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Programm ankündigen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Dankesmail versenden
Informationen nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
- TischdeckenAnz. 8
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- Präsentationsklicker
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Präsentation
- Flipchart
- Flipchart-Papier
- MarkerAnz. 2
- InformationsbroschürenAnz. 100
- AnmeldeformulareAnz. 80
- NamensschilderAnz. 80
- StifteAnz. 30
- WegweiserAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- TeelöffelAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
Reinigung
- Staubsauger
- Wischset
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Raum und lade die Redner möglichst 4 bis 6 Wochen vorher ein. Bitte zugleich um Vortragstitel, Kurzbiografie und technische Anforderungen.
- Schließe das Anmeldeformular spätestens 3 Wochen vor dem Termin. Prüfe danach regelmäßig die Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche sowie eingereichte Fragen.
- Sammle alle Präsentationen mindestens 5 Tage vorher und öffne jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Teste Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Lautsprecher, Mikrofon und Präsentationsklicker gemeinsam.
- Plane für den Empfang eine ausgedruckte Besucherliste, Namensschilder, Stifte und Wegweiser ein. Lege die Informationsbroschüren und Anmeldeformulare an einem eigenen Tisch aus.
- Öffne den Raum mindestens 90 Minuten vor Beginn. Stelle dann Tische und Stühle auf, schließe die Präsentationstechnik an, kühle Getränke und bereite Kaffee, Tee und Snacks vor.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Informationsabend zur Isolation planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raumreservierung und Referenten. Drei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldung und Einladungen laufen; die Technik wird spätestens 5 Tage vorher geprüft.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Informationsabend?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, zusätzlich zu Kaffee und Tee. Bei einem zweistündigen Abend sind etwa 3 bis 4 Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert.
- Wann sollte ich die Präsentationen der Referenten einsammeln?
- Fordere die Dateien spätestens 5 Tage vor dem Informationsabend an. Öffne sie anschließend auf dem Veranstaltungs-Laptop und halte eine Kopie auf einem zweiten Speichermedium bereit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor dem Informationsabend?
- Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein. Darin enthalten sind Raumkontrolle, Bestuhlung, Empfangstheke, Informationstische, Techniktest sowie die Vorbereitung von Kaffee, Tee und Snacks.
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