Checklist pour organiser une réunion d’information sur l’isolation
Une réunion sur l’isolation demande plus qu’une salle et quelques chaises. Il faut coordonner les intervenants, recueillir les questions des visiteurs, préparer les supports et vérifier la technique avant l’arrivée du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations jusqu’à l’accueil. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : badges, formulaires, panneaux de direction, café, boissons et solution de secours en cas de problème de projection.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Inviter les intervenants
Établir le programme
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les questions des visiteurs
Vérifier les informations des intervenants
Rassembler les présentations
Tester la technique
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Installer les tables d’information
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer le programme
Animer les présentations
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Envoyer un e-mail de remerciement
Renvoyer les informations
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Portants à vêtementsqté 2
- Poubellesqté 4
- Nappesqté 8
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câbles HDMIqté 2
- Cliqueur de présentation
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
Présentation
- Paperboard
- Papier pour chevalet
- Marqueursqté 2
- Brochures d’informationqté 100
- Formulaires d'inscriptionqté 80
- Badges nominatifsqté 80
- Stylosqté 30
- Panneaux de directionqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 70
- Assiettesqté 70
- Cuillères à caféqté 70
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 4
- Glacièresqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
Nettoyage
- Aspirateur
- Kit de lavage
- Seauxqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la salle et confirmez les intervenants au moins 3 à 4 semaines avant la réunion. Demandez à chacun son titre, sa fonction, sa présentation et la durée prévue de son intervention.
- Ouvrez les inscriptions dès que le programme est défini. Prévoyez un délai de 5 à 7 jours avant l’événement pour traiter les inscriptions, récupérer les questions et noter les besoins alimentaires.
- Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, le microphone et les haut-parleurs au moins 24 heures avant. Gardez une copie des présentations sur une seconde clé USB ou un autre ordinateur.
- Préparez l’accueil le jour même avec la liste des visiteurs, les badges nominatifs, les formulaires d’inscription et les stylos. Installez les panneaux de direction avant l’ouverture afin que les visiteurs trouvent facilement la salle.
- Prévoyez les boissons et les en-cas en fonction du nombre d’inscrits, puis refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance. Comptez au minimum une tasse par personne pour le café ou le thé et quelques verres supplémentaires pour les intervenants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une réunion d’information sur l’isolation ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants, publier les invitations, traiter les inscriptions et tester le matériel.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une réunion sur l’isolation ?
- Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions environ 5 à 7 jours avant afin de préparer la liste des visiteurs, les badges et les besoins alimentaires.
- Que faut-il prévoir pour une présentation sur l’isolation ?
- Préparez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, des câbles HDMI, un cliqueur et, si nécessaire, un microphone avec des haut-parleurs. Testez tout au moins 24 heures avant et rassemblez les présentations au même endroit.
- Combien de chaises et de badges faut-il préparer ?
- Préparez une chaise et un badge par visiteur inscrit, puis ajoutez environ 10 % de marge. Pour 40 inscrits, prévoyez donc 44 chaises et badges, sans oublier ceux des intervenants et de l’équipe d’accueil.
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