Checklist para organizar una reunión del consejo de personas mayores
Una reunión del consejo de personas mayores necesita más preparación que reservar una sala y enviar una convocatoria. Hay que cerrar el orden del día, confirmar ponentes, recoger necesidades de accesibilidad y dietas, y dejar probada la técnica antes de que lleguen los participantes. Esta checklist reúne las tareas y el material para avanzar en el orden correcto, desde la fecha y las inscripciones hasta el café, las acreditaciones y la disposición de las mesas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Reservar la sala de reuniones
Establecer el orden del día y los temas
2 personas
Confirmar ponentes y presentaciones
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar la accesibilidad
Enviar la información de aparcamiento
Pedir el catering
Reunir material de presentación
2 personas
Preparar acreditaciones
Imprimir la lista de participantes
Hacer la compra
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de recepción
Montar la mesa de presentación
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Preparar los documentos de la reunión
2 personas
Colgar señalización
Probar el nivel de sonido y la iluminación
2 personas
Evento
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Coordinar abrigos y ayudas
2 personas
Encargarse de la inauguración
Explicar la agenda
Coordinar presentaciones
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger preguntas del público
Preparar el espacio de descanso
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Servir la cena
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Anotar decisiones y acciones
Gestionar el cierre
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar actas y acciones
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de reunióncant. 6
- Sillascant. 45
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesa de recepción
- Percheroscant. 2
- Mesas altascant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos de técant. 50
- Vasos para aguacant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Cucharillas de cafécant. 50
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cubiertos de serviciocant. 8
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Clic de presentación
- Micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cables de cargacant. 4
Oficina
- Órdenes del día de las reunionescant. 45
- Bloc de notascant. 45
- Bolígrafoscant. 50
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Listas de participantescant. 5
- Cinta adhesivacant. 3
- Tijerascant. 2
- Rotuladores fosforescentescant. 2
- Pizarra de hojas
- Hojas de rotafolio
- Carpetas de presentacióncant. 5
Decoración
- Juegos de mantelescant. 8
- Carteles de mesa con nombrescant. 6
- Señales direccionalescant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubetas para lavarcant. 2
- Esponjas de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 8
- Escoba y recogedor
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la sala y el orden del día antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para que las personas confirmen su asistencia y comuniquen preferencias dietéticas o necesidades de accesibilidad.
- Haz un inventario de accesibilidad con tiempo: entrada, aseos, circulación entre sillas, visibilidad de la pantalla y volumen del micrófono. Envía también la información de aparcamiento junto con la convocatoria, no en un mensaje de última hora.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, los altavoces y los cables al menos 24 horas antes. Lleva cables de carga, alargadores y regletas de repuesto: suelen faltar justo cuando cambia la disposición de la sala.
- Prepara la recepción antes de montar la mesa de presentación. La lista de participantes y las tarjetas con nombres deben estar ordenadas alfabéticamente para que cada llegada tarde menos de 2 minutos en acreditarse.
- Calcula las bebidas y el servicio según la duración: para una reunión de 2 horas, prepara aproximadamente 2 vasos de agua por persona y una ración de café o té por persona, además de aperitivos. Enfría las bebidas y prepara termos, tazas, vasos, platos y cubiertos antes de abrir la sala.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una reunión del consejo de personas mayores?
- Envíalas entre 14 y 21 días antes de la reunión. Así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones, confirmar dietas y accesibilidad, y ajustar el catering y la disposición de la sala.
- ¿Qué hay que comprobar en la sala antes de la reunión?
- Comprueba como mínimo la accesibilidad de la entrada y los aseos, el espacio entre sillas, la visibilidad de la pantalla, la iluminación, la temperatura y el sonido. Haz una revisión completa el día anterior y otra 30 minutos antes de recibir al grupo.
- ¿Cuánta comida y bebida se necesita para una reunión de 2 horas?
- Calcula unos 2 vasos de agua por persona, 1 ración de café o té por persona y 1 o 2 raciones de aperitivos por persona. Añade margen para ponentes y asistentes que se incorporen sin inscripción previa.
- ¿Con cuánto tiempo de antelación se debe probar la técnica?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y vuelve a encender y comprobar todo 30 minutos antes del inicio. Prueba también las presentaciones, el clic, el micrófono y cada conexión de audio y vídeo.
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