Seniorenratsversammlung organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Datum und Besprechungsraum frühzeitig und prüfe mindestens 2 Wochen vorher, ob Bestuhlung, Tische und ein barrierefreier Zugang tatsächlich verfügbar sind.
• Verschicke die Einladungen mit Tagesordnung, Parkinformationen und einer festen Anmeldefrist. Plane danach mindestens 3 Werktage ein, um Anmeldungen, Ernährungswünsche und Unterstützungsbedarf auszuwerten.
• Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam mit der Präsentation. Lege außerdem Verlängerungs- und Ladekabel bereit – fehlende Kabel führen am häufigsten zu Verzögerungen.
• Bereite Teilnehmerliste und Namensschilder nach Anmeldeschluss vor und richte den Empfangstisch mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. So können Ankommende registriert werden, während im Raum noch letzte Handgriffe laufen.
• Bestelle das Catering erst nach Auswertung der Anmeldungen und plane Kaffee, Tee, Wasser und Snacks für die gesamte Sitzungsdauer. Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Thermoskannen, Tassen, Gläser, Teller und Besteck am Buffet bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Seniorenratsversammlung planen?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Tagesordnung und Referenten. Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.

Wann müssen Einladungen zur Seniorenratsversammlung verschickt werden?

Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor der Versammlung und setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vor dem Termin. So bleibt genug Zeit für Teilnehmerliste, Namensschilder und Catering.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einer Seniorenratsversammlung?

Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Raumkontrolle, Tische, Stühle, Empfang, Präsentationstechnik und Getränke ein. Bei Mikrofon oder Beamer solltest du zusätzlich einen vollständigen Test am Vortag durchführen.

Wie viele Getränke braucht man für eine Seniorenratsversammlung?

Rechne für eine Sitzung von 2 bis 3 Stunden mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Wasser pro Person sowie 2 bis 3 Tassen Kaffee oder Tee. Für Pausen solltest du zusätzlich Snacks und passende Teller, Gläser und Besteck einplanen.

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