Checklist pour organiser une réunion du conseil des seniors

Une réunion du conseil des seniors demande surtout une préparation précise et un accueil confortable. Commencez par confirmer la date, la salle, l’ordre du jour et les intervenants, puis gérez les inscriptions et les besoins alimentaires. Les informations d’accessibilité et de parking doivent parvenir aux participants avant le jour J. Cette checklist vous aide à coordonner les invitations, le catering, le matériel de présentation, les badges et l’installation de la salle sans oublier les détails de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver une salle de réunion
Définir l’ordre du jour et les sujets
2 personnes
Confirmer les intervenants et les présentations
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
Envoyer les infos de parking
Commander le catering
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la table d'accueil
Aménager la table de présentation
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer les documents de réunion
2 personnes
Installer la signalétique
Tester le niveau sonore et l’éclairage
2 personnes

Événement

Assurer l’accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Accompagner les manteaux et les accessoires
2 personnes
Assurer l’ouverture
Présenter l’ordre du jour
Animer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Aménager l’espace de pause
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Noter les décisions et les actions
Assurer la clôture
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer le compte rendu et les actions
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 2
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 2
Tables hautesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à théqté 50
Verres à eauqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Cuillères à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 4

Bureau

Ordres du jour de réunionqté 45
Blocs-notesqté 45
Stylos à billeqté 50
Badges nominatifsqté 50
Listes de participantsqté 5
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 2
Marqueursqté 2
Paperboard
Feuilles de paperboard
Chemises de présentationqté 5

Décoration

Sets de nappesqté 8
Panneaux de table pour les nomsqté 6
Panneaux d’orientationqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Éponges de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 8
Balai et pelle

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant la réunion et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de relancer les absents et d’adapter les quantités du catering.
Demandez séparément les besoins alimentaires et les besoins d’accessibilité dans le formulaire d’inscription. Vérifiez notamment l’accès à la salle, la circulation entre les tables et la possibilité de s’asseoir facilement.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les haut-parleurs au moins 24 heures avant. Préparez aussi les rallonges, multiprises et câbles de recharge nécessaires à l’installation.
Préparez les badges nominatifs et la liste imprimée des participants la veille. Installez la table d’accueil près de l’entrée, avec les informations de parking et les indications utiles pour rejoindre la salle.
Prévoyez la mise en place du café, du thé, de l’eau et des en-cas avant l’arrivée des participants. Refroidissez les boissons à l’avance et gardez les thermos, tasses, verres, assiettes et couverts accessibles sur la table de buffet.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion du conseil des seniors ?: Envoyez-les idéalement 3 semaines avant la réunion. Indiquez une date limite de réponse fixée à 7 jours avant l’événement afin de confirmer les repas, les places et le matériel nécessaire.
Comment prendre en compte l’accessibilité des participants ?: Recueillez les besoins dès l’inscription, au plus tard 7 jours avant la réunion. Vérifiez ensuite l’accès à la salle, les déplacements entre les tables, les places assises et les indications de parking.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant le début de la réunion. Vérifiez les branchements, le son, l’affichage des présentations et la charge de l’ordinateur ou des câbles de recharge.
Quand préparer la salle et le buffet ?: Installez les tables, les chaises, la table d’accueil et la table de présentation le jour même, 60 à 90 minutes avant l’arrivée du groupe. Préparez le café, le thé, les boissons et les en-cas juste avant l’accueil pour qu’ils restent frais.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.