Checklist para organizar una feria de ilustración

Organizar una feria de ilustración requiere coordinar artistas, puestos, talleres, público y proveedores en un orden claro. Empieza por fijar la fecha y el lugar, y deja cerradas las condiciones de participación antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que asignar espacios, preparar el programa, comprobar los pagos y encargar la impresión. Esta checklist reúne 73 tareas y 89 materiales para que no se te escapen los detalles que suelen resolverse demasiado tarde.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y ubicación de la feria
2 personas
Invitar a ilustradores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar las condiciones de participación
Gestionar inscripciones
2 personas
Llevar la lista de participantes
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Planificar bebidas y compras
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar información de la feria en línea
Enviar nota de prensa
Crear el programa y el plano
2 personas
Enviar información a los participantes
Gestionar las inscripciones del taller
Preparar acreditaciones
2 personas
Diseñar la señalización
Mandar imprimir el material impreso
Reunir material de presentación
2 personas
Crear números de mesa
Comprobar los datos de pago de los participantes
Comprobar el stock de materiales de venta
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Empaquetar impresiones y carteles
2 personas
Recoger las llaves del lugar
Clasificar las compras
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar números de stand
2 personas
Decoración de stands
4 personas
Montar exposiciones
4 personas
Preparar las mesas del taller
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Orientar la iluminación
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Comprobar el aseo y el área pública

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Acompañar los puestos tardíos
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Gestionar la entrada y las pulseras
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Repartir materiales del taller
2 personas
Guiar el taller
2 personas
Mantener ordenado el espacio de exposición
Apoyar consultas de ventas
2 personas
Coordinar los momentos fotográficos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Reunir el material de venta
4 personas
Desmontar las exposiciones
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Clasificar el material sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
Publicar fotos de visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 50
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 8
Paneles de presentacióncant. 20
Cajas de almacenamientocant. 24
Postes separadorescant. 8

Equipo

Portátilescant. 2
Terminales de pagocant. 3
Altavocescant. 2
Micrófono
Proyector
Pantalla de proyección
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 10
Cargadores USBcant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de escritoriocant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 6

Decoración

Mantelescant. 24
Telones de fondocant. 12
Guirnaldascant. 6
Plantas artificialescant. 12
Marcos de fotoscant. 20
Tiras adhesivascant. 6
Pinzas de la ropacant. 100
Cordelcant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 50
Vasoscant. 80
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 8
Termoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Tijerascant. 6
Jarras medidorascant. 2
Bandejascant. 6
Cubetas para lavarcant. 6
Paños de cocinacant. 12

Catering

Neverascant. 4
Taburetes para barcant. 4
Carros de serviciocant. 2
Compras

Artículos de papel

Tarjetas de nombrecant. 80
Pulserascant. 250
Programascant. 250
Planoscant. 250
Papel de impresión A4cant. 2
Papel A3
Notas adhesivascant. 12
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores permanentescant. 12
Números de mesacant. 30
Sobrescant. 100

Taller

Papel para dibujarcant. 300
Cuadernos de bocetoscant. 40
Lápices de grafitocant. 60
Lápices de colorescant. 120
Rotuladores finoscant. 80
Gomas de borrarcant. 40
Sacapuntascant. 20
Marcadorescant. 60
Pincelescant. 40
Cuencos de aguacant. 20
Film protectorcant. 2
Delantalescant. 20

Material de venta

Etiquetas de preciocant. 300
Fundas para impresióncant. 300
Bolsas de papel con asascant. 250
Tubos de cartóncant. 80
Plástico de burbujascant. 2
Papel de regalocant. 3
Cajas de efectivocant. 6
Libretas de cajacant. 10

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Seguridad

Alfombrillas para cablescant. 12
Señales de advertenciacant. 4
Linternascant. 3

Consejos

Abre el formulario de inscripción solo cuando estén definidas las condiciones de participación, el plazo y los datos que necesitas de cada ilustrador. Así evitas corregir solicitudes incompletas semanas después.
Asigna los puestos después de cerrar las inscripciones y registra las preferencias relevantes, incluidas las dietéticas. Envía a cada participante su espacio, horario y normas en un único mensaje.
Prepara el programa, el plano, las acreditaciones y los números de mesa antes de mandar a imprimir. Reserva varios días para revisar nombres, horarios y ubicaciones; un error en imprenta es difícil de corregir el día de la feria.
Comprueba los pagos de los participantes y el stock de materiales de venta antes de hacer la compra final. Haz una segunda revisión de la lista de compra cuando ya tengas confirmados el catering y las bebidas.
Prueba con antelación los terminales de pago, portátiles, altavoces, micrófono, proyector y pantalla. Revisa también regletas, alargadores, cargadores USB y lámparas LED: suelen faltar cuando los puestos ya están montados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de ilustración?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha y ubicación, invitar a ilustradores y abrir las inscripciones. Deja los últimos 7 días para confirmar participantes, pagos, compras, señalización y equipos.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los ilustradores?: Ciérralas entre 3 y 4 semanas antes de la feria. Necesitas ese margen para asignar los puestos, comprobar los datos de pago, preparar el plano y enviar la información definitiva a cada participante.
¿Cuándo se encarga el catering para una feria de ilustración?: Pide el catering entre 10 y 14 días antes, cuando ya tengas una cifra razonable de participantes y equipo. Recoge las preferencias dietéticas antes de confirmar el pedido y revisa bebidas y compras durante la última semana.
¿Cuándo hay que preparar e imprimir la señalización?: Diseña la señalización, el programa y el plano al menos 10 días antes, y manda imprimirlos con 7 días de margen. Comprueba nombres, horarios, números de mesa y ubicaciones antes de enviar los archivos.

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