Checklist para organizar una feria
Organizar una feria requiere coordinar permisos, vendedores, puestos y servicios antes de pensar en la decoración. Empieza por fijar la ubicación y la ruta, tramitar las autorizaciones y reservar aseos, catering y recogida de residuos. Después cierra la lista de vendedores, diseña el plano y comunica dónde se instala cada puesto. En los últimos días, prepara la señalización, revisa el inventario, prueba los terminales de pago y deja listas las bebidas, los aperitivos y el efectivo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Solicitar permisos
Fijar la ubicación y la ruta
2 personas
Distribuir los puestos
2 personas
Invitar a los vendedores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar recogida de residuos
Reservar los aseos
Solicitar medidas de tráfico
Finalizar la lista de vendedores
2 personas
Comunicar la distribución de los puestos
Informar a los vecinos
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Diseñar el plano
Preparar señales de ruta
2 personas
Crear números de stand
2 personas
Preparar los recibos
Preparar el efectivo
Probar los dispositivos de pago
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar paquetes por puesto
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Evento
Cerrar el recinto
4 personas
Recibir entregas
3 personas
Montar los puestos
8 personas
Montar carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Colocar números de stand
3 personas
Recibir a los vendedores
4 personas
Indicar a los vendedores sus puestos
4 personas
Montar las mesas de venta
6 personas
Preparar el buffet de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Preparar la caja
2 personas
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Atender el punto de información
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Mantener despejados los pasillos
2 personas
Apoyar a los vendedores
2 personas
Reponer existencias
2 personas
Encender la iluminación
Anunciar la última ronda de ventas
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Ayudar a los vendedores a recoger
4 personas
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Desmontar los puestos
8 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Inventariar materiales
2 personas
Separar los artículos dañados
2 personas
Limpiar los artículos reutilizables
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 24
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesascant. 12
- Sillas plegablescant. 24
- Tablones del puestocant. 48
- Mesas de cervezacant. 6
- Percheroscant. 8
- Cajas de almacenajecant. 12
- Manteles para mesascant. 24
- Mesas altascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de serviciocant. 12
Catering
- Compras
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Terminales de pagocant. 3
- Cajas registradorascant. 3
- Walkie-talkiescant. 6
- Megáfonoscant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Lámparas de trabajocant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 200
- Bomba de globoscant. 4
- Carteles de bienvenidacant. 4
- Paneles informativoscant. 8
- Números de standcant. 24
- Tiza para aceracant. 12
- Cinta adhesivacant. 12
- Bridascant. 300
- Cuerdacant. 6
- Abrazaderascant. 60
Cocina
- Tablas de cortarcant. 8
- Cuchillo de chefcant. 8
- Cuchillos de pancant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 8
- Jarras medidorascant. 4
- Alfombrillas para tabla de cortarcant. 8
- Termoscant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Pinzas de servircant. 12
- Rejillas de ventilacióncant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 20
- Pinzas para residuoscant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Recogedor y escobacant. 6
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 6
- Paños de limpiezacant. 30
- Escobas de manocant. 6
- Dispensadores de desinfectantecant. 8
- Escobillas de bañocant. 4
Seguridad
- Vallas de separacióncant. 20
- Conos de tráficocant. 16
- Cinta de advertenciacant. 6
- Extintorescant. 4
- Linternascant. 6
- Guantes de trabajocant. 12
- Chalecos reflectantescant. 12
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Material de venta
- Etiquetas de preciocant. 500
- Rotuladorescant. 24
- Bandejas para cambiocant. 12
- Cajas de caudalescant. 4
- Reciboscant. 1000
- Bandejas para cambiocant. 4
- Bolsas de la compracant. 500
- Bolsas de papelcant. 300
- Calculadorascant. 8
Transporte
- Carros de transportecant. 4
- Carros de manocant. 2
- Correas de amarrecant. 12
- Carros de transportecant. 2
Consejos
- Solicita los permisos y las medidas de tráfico antes de anunciar la ubicación. Deja varias semanas de margen para corregir requisitos o aportar documentación adicional.
- Cierra la distribución de los puestos antes de enviar las instrucciones a los vendedores. Numera cada espacio y entrega un plano con la ruta, las entradas y las zonas de servicio.
- Reserva con antelación los aseos, el catering y la recogida de residuos. Para una feria de varias horas, calcula los servicios según el aforo previsto y confirma la hora de entrega o recogida por escrito.
- Haz una prueba completa de los pagos al menos 2 días antes. Comprueba los terminales, las cajas registradoras, los cables alargadores y las regletas, y prepara efectivo de cambio separado por denominaciones.
- Revisa el material el día anterior y agrúpalo por función: puestos, mesas y sillas, vajilla, refrigeración, señalización y comunicación. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos con tiempo para no bloquear el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?
- Empieza al menos 6 semanas antes para tramitar permisos, fijar la ubicación, invitar a vendedores y reservar servicios. Dedica los últimos 7 días a cerrar el plano, confirmar proveedores y revisar el inventario.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de vendedores?
- Intenta cerrarla entre 10 y 14 días antes de la feria. Así puedes asignar los puestos, crear los números de stand, actualizar el plano y comunicar la distribución sin cambios de última hora.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a una feria?
- Deja listas la señalización de la ruta, los recibos, el efectivo y las instrucciones para los vendedores. También conviene probar los dispositivos de pago, comprobar cables y regletas, enfriar las bebidas y preparar los aperitivos.
- ¿Cuánto material de bebida y comida necesito para una feria?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade margen para las horas siguientes. Para la vajilla y los aperitivos, prepara al menos un 10 % más que el número previsto de asistentes.
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