Cómo organizar una venta de velas sin perder el control
Una venta de velas funciona mejor cuando separas la preparación comercial del montaje del día. Empieza fijando la fecha y el lugar, define el surtido y pide el stock con margen suficiente. Después prepara la promoción, forma el equipo y deja listas las etiquetas, los precios, los formularios y el sistema de cobro. El último paso es montar mesas y puestos de venta de forma que el cliente pueda elegir, pagar y llevarse las velas con rapidez.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha de venta
- 2
Reservar el lugar de venta
- 3
Definir el surtido de velas
2 personas
- 4
Pedir stock de velas
- 5
Fijar precios de venta
2 personas
- 6
Crear texto promocional
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Colgar pósters
2 personas
- 9
Publicar promoción en línea
- 10
Formar el equipo de ventas
- 11
Gestionar inscripciones
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Solicitar efectivo
- 14
Comprobar el inventario
2 personas
- 15
Clasificar velas
3 personas
- 16
Imprimir listas de precios
- 17
Imprimir los formularios de venta
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Empaquetar las velas
3 personas
- 20
Etiquetar las mesas de venta
2 personas
- 21
Limpiar el lugar
3 personas
- 22
Montar tiendas
4 personas
- 23
Montar mesas
3 personas
- 24
Colocar las sillas
2 personas
- 25
Montar los puestos de venta
4 personas
- 26
Colocar velas
4 personas
- 27
Preparar las cajas registradoras
2 personas
- 28
Enfriar las bebidas
2 personas
- 29
Preparar café y té
2 personas
Evento
- 30
Atender el mostrador de ventas
3 personas
- 31
Reponer velas
2 personas
- 32
Procesar pagos
2 personas
- 33
Empaquetar compras
2 personas
- 34
Informar a los visitantes
2 personas
- 35
Servir café y té
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
- 37
Vaciar los contenedores de basura
- 38
Cerrar el mostrador de ventas
3 personas
Seguimiento
- 39
Contar el stock restante
2 personas
- 40
Cerrar las cajas
2 personas
- 41
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 42
Desmontar las tiendas
4 personas
- 43
Lavar la vajilla
2 personas
- 44
Limpiar el lugar
3 personas
- 45
Devolver los materiales
2 personas
- 46
Guardar el stock restante
2 personas
- 47
Procesar pedidos no vendidos
- 48
Retirar el material promocional
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 16
- Mantelescant. 8
Material de venta
- Mesas de cajacant. 2
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Bolsas de papel con asascant. 300
- Bolsitas para regalocant. 100
- Rollos de papel de regalocant. 6
- Rollos de cinta de regalocant. 4
- Soportes para etiquetas de precioscant. 20
- Listas de precioscant. 12
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 20
- Rotuladorescant. 12
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 4
- Talonario de reciboscant. 4
- Cajas de caudalescant. 2
- Bandejas para contar dinerocant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Calculadorascant. 2
- Surtido de velascant. 500
Decoración
- Pósteres promocionalescant. 20
- Carteles direccionalescant. 8
- Banderolascant. 2
- Decoraciones de mesacant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas con bateríacant. 4
Equipo
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de servircant. 6
- Cucharones de servircant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Seguridad
- Extintorescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Pide el stock de velas antes de anunciar la venta y comprueba el inventario al recibirlo. Clasifica el surtido por tipo o precio para no descubrir faltas cuando ya estén montadas las mesas.
- Cierra los precios antes de imprimir listas, formularios y etiquetas. Prepara al menos una lista visible por mesa y otra copia para cada persona que cobre o registre pedidos.
- No dejes la promoción para la última semana: coloca los pósteres, publica el anuncio en línea y envía las invitaciones con una fecha clara para las inscripciones. Reserva también un plazo para recoger preferencias dietéticas si habrá compra o atención para el equipo.
- Divide el equipo en funciones concretas: una persona para atender, otra para registrar ventas y otra para cobrar cuando haya varios puestos abiertos. Ten calculadoras, bolígrafos, recibos y datáfonos en cada zona de caja, en lugar de compartirlos entre mesas.
- Monta primero las carpas, mesas, sillas, iluminación y cables, y después coloca las velas y el material de venta. Haz una prueba completa antes de abrir: localizar un producto, calcular el total, emitir un recibo, cobrar y empaquetar debe llevar pocos minutos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una venta de velas?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, pedir el stock, fijar precios, preparar la promoción y formar el equipo sin concentrar todo en los últimos días.
- ¿Cuándo debo pedir las velas para la venta?
- Pide el stock al menos 3 semanas antes de la fecha, o antes si el surtido depende de un proveedor con plazos variables. Comprueba cantidades y modelos en cuanto llegue y deja varios días para resolver faltantes.
- ¿Cuántas personas hacen falta para atender una venta de velas?
- Calcula una persona por puesto para atender y registrar, más una persona dedicada a caja por cada 2 puestos. Añade al menos 2 personas para montar, reponer y empaquetar durante las horas de mayor afluencia.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a una venta de velas?
- Deja clasificadas y etiquetadas todas las velas, las listas de precios, los formularios, los recibos, las bolsas y el material de cobro. El día anterior también conviene comprobar el inventario y hacer una prueba de montaje de 30 minutos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!