Qué necesitas para organizar un tour de arte urbano

Un tour de arte urbano combina una ruta a pie, varias paradas y una cena al final, así que conviene preparar tanto el recorrido como la recepción. Esta lista reúne el material para orientar al grupo, identificar participantes y resolver imprevistos de tiempo o seguridad. Lleva las bebidas frías y carga las baterías externas antes de salir. Para la cena, calcula la vajilla y los utensilios según el número confirmado de asistentes, no según las invitaciones enviadas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Papeleo

Mapas de rutacant. 25
Listas de participantescant. 3
Tarjetas de cenacant. 25
Indicaciones para los guíascant. 3

Presentación

Portapapelescant. 3
Bolígrafoscant. 30
Credenciales de participantescant. 25
Portabadgescant. 25
Rotuladores fosforescentescant. 6

Equipo

Smartphones para la orientación de la rutacant. 3
Baterías externascant. 4
Cables de cargacant. 4
Megáfono portátil

Iluminación

Linternascant. 4

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Chalecos reflectantescant. 4
Tarjetas de contacto de emergenciacant. 25

Protección contra la lluvia

Paraguas reutilizablescant. 6
Ponchos para la lluviacant. 25

Catering

Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 3
Vasos reutilizablescant. 30
Platoscant. 30
Cubiertoscant. 30
Bandejas de servircant. 6
Pinzas de servircant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Abrebotellascant. 2

Limpieza

Papeleracant. 3
Fregaderoscant. 2
Paños de limpiezacant. 6
Cepillos para fregarcant. 2

Compras

Compras
- Agua sin gas - 24 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Café - 2 paquetes
- Té - 1 caja
- Leche semidesnatada - 4 litros
- Leche de avena - 2 liter
- Azúcar - 1 paquete
- Limones - 6 unidades
- Mini bollos - 50 unidades
- Pan integral - 4 panes
- Baguettes - 6 unidades
- Mantequilla - 500 gramos
- Queso joven - 1,5 kilogramo
- Brie - 600 gramos
- Hummus - 1 kilogramo
- Queso crema - 600 gramos
- Jamón cocido - 1 kilogram
- Pechuga de pollo ahumada - 1 kilogramo
- Crema vegetariana para untar - 600 gramos
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates - 2 kilogramos
- Rúcula - 4 bolsas
- Pimientos - 8 unidades
- Uvas - 2 kilogramo
- Manzanas - 25 unidades
- Plátanos - 25 unidades
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Frutos secos mixtos - 1 kilogramo
- Aceitunas - 3 tarros
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas de papel - 100 unidades
- Papel de cocina - 4 rollos
- Jabón de manos - 2 botellas
- Gel desinfectante de manos - 3 frascos
- Pañuelos de papel - 10 paquetes
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Esponjas - 6 unidades

Consejos

Prepara un mapa de ruta por participante y guarda una copia adicional por cada 10 personas. Los mapas impresos siguen siendo útiles si falla la cobertura o se queda sin batería un teléfono.
Carga todas las baterías externas y lleva al menos un cable compatible por cada teléfono que vaya a usarse para orientarse. Haz esta comprobación el mismo día anterior, no al comenzar la ruta.
Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y enfríalas en las neveras portátiles antes de la recepción. Lleva termos si habrá bebidas calientes en la salida o durante la cena.
Prepara una acreditación y un portabadges para cada inscrito, más un 5% adicional para pérdidas o altas de última hora. Separa las listas de participantes y las tarjetas de cena para registrar rápidamente las preferencias dietéticas.
Comprueba el pronóstico 24 horas antes y deja preparado material para lluvia: un paraguas reutilizable o poncho por persona que lo haya solicitado, además de linternas y chalecos reflectantes si parte del recorrido termina con poca luz.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas bebidas necesito para un tour de arte urbano?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade más según la duración total de la ruta. Enfría las bebidas al menos 4 horas antes y repártelas desde las neveras portátiles.
¿Cuántos mapas de ruta debo imprimir?: Imprime un mapa por participante confirmado y añade un 10% de copias de reserva. Guarda también una versión digital en los smartphones de orientación por si se pierde papel o cambia el recorrido.
¿Cuándo debo cargar las baterías externas y preparar los cables?: Carga las baterías externas el día anterior y comprueba cada cable entre 2 y 3 horas antes de la salida. Lleva una batería completamente cargada por cada teléfono utilizado para orientar al grupo.
¿Qué material necesito si llueve durante el tour?: Prepara paraguas reutilizables y ponchos según el número de asistentes que los necesiten, y confirma el pronóstico 24 horas antes. Si el recorrido continúa al anochecer, añade linternas y chalecos reflectantes al material de salida.

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