Checklist para organizar una noche de canto

Una noche de canto necesita más preparación que elegir unas canciones. Hay que cerrar la fecha, la sala y el programa, coordinar a músicos y director, y controlar las inscripciones. Después vienen las letras, las partituras, el sonido, las bebidas y la distribución de las sillas y mesas. Usa esta checklist para avanzar en orden y llegar al día del evento con participantes, materiales y equipo confirmados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sede y la sala
Confirmar músicos y director
2 personas
Seleccionar canciones
3 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Definir el programa final
3 personas
Revisar las letras
2 personas
Imprimir las letras de las canciones
2 personas
Preparar las partituras
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Pedir catering y bebidas
Crear la lista final de participantes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la sala
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Conectar el sonido
2 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Colocar los atriles
2 personas
Ajustar la luz y la iluminación
2 personas
Preparar las letras de las canciones
2 personas
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
Montar el punto de café y té
3 personas
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Dar instrucciones al equipo de bienvenida
2 personas

Evento

Recibir a cantantes y músicos
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Realizar la prueba de sonido
2 personas
Abrir la velada de canto
Acompañar las canciones
5 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Retirar las mesas del descanso
2 personas
Acompañar el segundo bloque de canto
5 personas
Recopilar las canciones solicitadas
Cambiar micrófonos
2 personas
Coordinar el tercer bloque de canciones
5 personas
Dar las gracias
Despedir a los visitantes
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Silenciar el sonido
2 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Devolver el material al almacén
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 100
Mesascant. 10
Mantelescant. 10
Percheroscant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cucharillascant. 100
Bandejas para servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Jarras de lechecant. 4
Azucareroscant. 4
Neveras portátilescant. 4

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Atriles de músicacant. 8
Instrumentos musicalescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 6

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Decoración

Arreglos floralescant. 6
Decoración de mesacant. 10
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 4

Oficina

Folletos del programacant. 110
Cancioneroscant. 100
Listas de inscripcióncant. 4
Pegatinas con nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 20
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 4
Carteles direccionalescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la sala y el programa antes de enviar invitaciones. Así puedes indicar horarios reales y evitar cambios cuando ya haya inscripciones.
Confirma músicos y director con varias semanas de margen y define quién dirige cada parte. Selecciona también las canciones antes de preparar letras y partituras.
Abre las inscripciones y pide las preferencias dietéticas desde el principio. Cierra la lista final de participantes al menos 3 días antes para ajustar catering, bebidas, sillas y mesas.
Haz una prueba técnica antes del evento, no al abrir la sala. Comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, instrumentos, cables y regletas en las posiciones previstas.
Reserva tiempo para el montaje: coloca sillas y mesas, despeja el espacio del escenario y prepara café, aperitivos y bebidas antes de recibir a la gente. Enfría las bebidas con antelación y deja las letras impresas en cada atril o asiento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de canto?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la sala, confirmar músicos y enviar invitaciones. Deja los últimos 3 días para cerrar participantes, compras y necesidades dietéticas.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Ciérralas al menos 3 días antes de la noche de canto. Ese plazo permite preparar la lista final, calcular catering y bebidas, y distribuir las sillas sin improvisar.
¿Cuándo se deben imprimir las letras y preparar las partituras?: Hazlo después de definir el programa final y revisar las letras, normalmente entre 3 y 7 días antes. Guarda algunas copias adicionales por si se incorporan participantes o se pierde material.
¿Cuánto antes hay que probar el equipo de sonido?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repite una comprobación al abrir la sala. Verifica micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, instrumentos y cables antes de colocar al público.

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