Singabend organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Lieder mindestens 4 Wochen vorher fest. So bleiben genug Tage, um Liedtexte zu prüfen, Noten zu drucken und fehlende Stücke nachzubestellen.
• Bestätige Musiker und Dirigent spätestens 3 Wochen vor dem Singabend schriftlich. Kläre dabei auch Beginn, Soundcheck und benötigte Instrumente.
• Öffne die Anmeldung früh und setze eine feste Frist, zum Beispiel 7 Tage vor der Veranstaltung. Danach kannst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Catering und Getränke genauer planen.
• Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel mindestens 2 Stunden vor Einlass. Lege Kabelmatten bereit, bevor die ersten Gäste den Saal betreten.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Rechne für Stühle, Tische, Bühnenbereich, Notenpulte und Getränke mindestens 90 Minuten ein. Getränke sollten vor dem Empfang gekühlt und Liedtexte bereits an den Plätzen ausgelegt sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Singabend planen?

Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumreservierung. Musiker, Dirigent und Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.

Wie viele Helfer braucht man für einen Singabend?

Für einen kleinen Singabend mit bis zu 50 Gästen sind meist 4 bis 6 Helfer praktikabel. Teile mindestens 2 Personen für den Aufbau, 1 Person für Empfang und Anmeldungen sowie 1 bis 2 Personen für Küche und Getränke ein.

Wann sollte die Teilnehmerliste abgeschlossen sein?

Schließe die endgültige Teilnehmerliste 5 bis 7 Tage vor dem Singabend. Dann kannst du Ernährungswünsche, Sitzplätze, Geschirr sowie die Menge an Gebäck, Kaffee und Getränken zuverlässig vorbereiten.

Wie lange vor Beginn muss der Saal vorbereitet werden?

Öffne den Saal mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Plane zusätzlich etwa 30 Minuten für Technik, Mikrofone und Lautsprecher ein, damit Probleme nicht erst während des Programms auffallen.