LizztLIZZT
frLanguage — Français

Checklist pour organiser une soirée chant

Une soirée chant réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, la salle et le programme, puis les inscriptions et les besoins des participants. Les partitions, les paroles et la technique demandent un contrôle séparé, car un câble manquant ou une version incorrecte peut bloquer toute la soirée. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour les boissons, les collations et l’installation des chaises. Cette checklist rassemble les étapes à suivre jusqu’à l’ouverture de la salle.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Réserver le lieu et la salle

  • Confirmer les musiciens et le chef d’orchestre

    2 personnes

  • Sélectionner les chants

    3 personnes

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir les inscriptions

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Finaliser le programme

    3 personnes

  • Vérifier les paroles

    2 personnes

  • Imprimer les paroles

    2 personnes

  • Préparer les partitions musicales

    2 personnes

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Commander la restauration et les boissons

  • Établir la liste définitive des participants

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Ouvrir la salle

    2 personnes

  • Vérifier la salle

    2 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Libérer l’espace de la scène

    3 personnes

  • Brancher le son

    2 personnes

  • Installer les microphones

    2 personnes

  • Installer les pupitres

    2 personnes

  • Régler l’éclairage

    2 personnes

  • Préparer les paroles

    2 personnes

  • Installer l’entrée et la signalétique

    2 personnes

  • Installer le point café et thé

    3 personnes

  • Disposer les amuse-bouches sur des plateaux

    2 personnes

  • Installer la table d’inscription

    2 personnes

  • Instruire l’équipe d’accueil

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les chanteurs et les musiciens

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Cocher les inscriptions

    2 personnes

  • Distribuer le programme

    2 personnes

  • Effectuer la vérification du son

    2 personnes

  • Ouvrir la soirée chant

  • Accompagner les chants

    5 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Débarrasser les tables de pause

    2 personnes

  • Encadrer le deuxième bloc de chant

    5 personnes

  • Collecter les chants à la demande

  • Changer les microphones

    2 personnes

  • Accompagner le troisième bloc de chant

    5 personnes

  • Prononcer le discours de remerciement

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    3 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

Suivi

  • Couper le son

    2 personnes

  • Débrancher l’équipement

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Remettre le stock en place

    2 personnes

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Retourner le matériel

    2 personnes

  • Ranger le matériel restant

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 100
  • Tablesqté 10
  • Nappesqté 10
  • Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 100
  • Verresqté 100
  • Assiettesqté 100
  • Fourchettes à gâteauqté 100
  • Cuillères à caféqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Pichets à laitqté 4
  • Sucriersqté 4
  • Glacièresqté 4

Équipement

  • Microphones sans filqté 4
  • Pieds de microqté 4
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Pupitres de musiqueqté 8
  • Instruments de musiqueqté 4
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 4
  • Passe-câblesqté 6

Éclairage

  • Lampadairesqté 4

Décoration

  • Compositions floralesqté 6
  • Décoration de tableqté 10
  • Panneau d’accueil
  • Pupitres de programmeqté 4

Bureau

  • Brochures du programmeqté 110
  • Livrets de chantsqté 100
  • Listes d’inscriptionqté 4
  • Étiquettes nominativesqté 100
  • Stylosqté 20
  • Ruban adhésifqté 4
  • Ciseauxqté 4
  • Panneaux indicateursqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Sets de balaiqté 2
  • Serpillièresqté 2
  • Seauxqté 2
  • Gants de nettoyageqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les chants prévus, l’horaire et la personne qui dirige la soirée. Toute modification tardive oblige souvent à réimprimer les paroles et les supports de programme.
  • Traitez les inscriptions en deux temps : faites un premier point une semaine avant, puis établissez la liste définitive des participants quelques jours avant l’événement. Utilisez ce dernier nombre pour ajuster les boissons, les collations, les chaises et la vaisselle.
  • Vérifiez les paroles et les partitions au moins 3 jours avant. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires et placez les pupitres de musique de manière à ce que les chanteurs voient facilement le chef d’orchestre.
  • Testez les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et les rallonges avant l’arrivée du public. Le jour J, gardez les câbles hors des passages avec des passe-câbles et prévoyez un bénévole chargé de la technique.
  • Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’accueil : ouvrez et vérifiez la salle, installez les chaises et les tables, libérez l’espace de la scène, puis mettez les boissons au frais et préparez le café.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une soirée chant ?
Commencez environ 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez la salle, confirmez les musiciens et le chef d’orchestre, puis préparez les invitations et les inscriptions.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée chant ?
Prévoyez au moins 2 heures le jour même pour vérifier la salle, installer les chaises et les tables, dégager la scène et tester la technique. Ajoutez 30 minutes si l’équipement sonore est complexe.
Quand imprimer les paroles pour une soirée chant ?
Imprimez les paroles 3 à 5 jours avant, après avoir vérifié la version définitive du programme. Préparez environ 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les oublis et les changements de dernière minute.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une soirée chant ?
Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et la présence d’un repas. Refroidissez les boissons le jour précédent et gardez une partie en réserve pour le dernier tiers de la soirée.

Des plans du même genre

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !