Kankerinformatiedag organiseren: checklist

Een kankerinformatiedag vraagt om meer dan een zaal en een programma. Je regelt tegelijk betrouwbare voorlichting, privacy bij aanmeldingen, toegankelijke ontvangst en ruimte voor persoonlijke gesprekken. Begin met thema, sprekers en zaalindeling en werk daarna naar uitnodigingen, deelnemersinformatie en techniek toe. In de laatste week controleer je dieet- en toegankelijkheidswensen, print je folders en formulieren en wijs je vrijwilligers en gespreksbegeleiders hun plek toe.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en thema vastleggen
2 personen
Sprekers en voorlichters benaderen
2 personen
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
Toegankelijkheid van locatie controleren
2 personen
Aanmeldformulier maken
Privacytekst voor aanmeldingen maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidswensen verzamelen
Programma naar deelnemers sturen
Presentaties en materialen opvragen
Informatiefolders selecteren
2 personen
Nazorginformatie samenstellen
2 personen
Gespreksbegeleiders instrueren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Catering en boodschappen bestellen
2 personen
Techniek en microfoons reserveren
Bewegwijzering ontwerpen
Naamkaartjes en presentielijst maken
2 personen
Herinnering naar deelnemers sturen
Laatste afmeldingen verwerken
Boodschappen doen
2 personen
Folders en formulieren printen
2 personen
Informatietafels voorbereiden
2 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen

Event

Zaal openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Informatietafels inrichten
4 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Medische informatiesessie begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gespreksruimte begeleiden
3 personen
Informatiefolders aanvullen
2 personen
Warme maaltijd uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
Panelgesprek begeleiden
3 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Pauzeruimte rustig houden
Avondpresentatie verzorgen
2 personen
Contactgegevens nazorg uitdelen
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Informatietafels afbouwen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Folders en materialen inpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Presentaties digitaal delen
Openstaande informatieverzoeken beantwoorden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Informatiebaliesaantal 6
Loungefauteuilsaantal 6
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikkersaantal 2
Papierversnipperaar

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Schalenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductieplatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3

Decoratie

Tafelkleedsetsaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Naambordhoudersaantal 10
Informatiebordstandaardsaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Sprekerskaartjesaantal 10
Stoffen achtergronddoekenaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiedispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Informatiefoldersaantal 300
Programmaflyersaantal 120
Nazorgkaartenaantal 120
Evaluatieformulierenaantal 100
Presentielijstenaantal 6
Notitieblokkenaantal 100
A4-papieraantal 3
Enveloppenaantal 120

Kantoorartikelen

Balpennenaantal 150
Markeerstiftenaantal 12
Permanente markersaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Schilderstapeaantal 8
Plaknotitiesaantal 12
Klembordenaantal 10
Scharenaantal 6
Nietmachinesaantal 3
Paperclipsaantal 3
Naamkaartjeshoudersaantal 100

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Antislipmattenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Mondmaskersaantal 100
Wegwerpschortenaantal 20

Tips

Plan de zaal in zones: houd ruimte vrij voor informatiebalies, een rustige plek met loungefauteuils voor gesprekken en voldoende loopruimte voor bezoekers met een hulpmiddel.
Vraag presentaties en ander materiaal uiterlijk twee weken vooraf op. Test laptop, projector, projectiescherm, draadloze microfoons, luidsprekers en presentatieklikker vóór de bijeenkomst.
Verwerk aanmeldingen met een duidelijke privacytekst en sluit de inventarisatie van dieet- en toegankelijkheidswensen uiterlijk één week voor de informatiedag af.
Stuur programma, route en praktische informatie ongeveer zeven dagen vooraf naar deelnemers en verstuur daarna nog één herinnering. Verwerk laatste afmeldingen direct in de presentielijst en catering.
Zet naast koffie en thee ook waterkannen en drinkglazen klaar en controleer de aantallen voor kopjes, borden en bestek. Regel koelboxen of warmhoudbakken als eten niet direct wordt geserveerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kankerinformatiedag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Sprekers, locatie, techniek en uitnodigingen vragen meestal meer voorbereiding dan je op het eerste gezicht verwacht.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een kankerinformatiedag versturen?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf. Verstuur circa 7 dagen voor de bijeenkomst een herinnering en sluit daarna de laatste wijzigingen in de deelnemerslijst af.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kankerinformatiedag?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, informatiebalies, bewegwijzering en techniek. Plan vóór de ontvangst nog een korte test van microfoons, projector en presentaties.
Wanneer verzamel ik dieetwensen en toegankelijkheidswensen?: Vraag beide gegevens direct bij de aanmelding uit en controleer ze opnieuw uiterlijk 7 dagen vooraf. Zo kun je catering, zitplaatsen en route nog aanpassen voordat je bestelt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.