Checklist para organizar una jornada práctica de taller
Una jornada práctica de taller necesita más que un programa y una sala reservada. Hay que coordinar docentes, inscripciones, preferencias dietéticas, materiales, presentación y pruebas técnicas antes de abrir el espacio. Esta checklist reúne las tareas en el orden en que suelen ser necesarias, desde la planificación hasta la recepción de participantes. También contempla el montaje de mesas, sillas, registro, materiales de trabajo, café, bebidas y almuerzo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar el programa del taller
2 personas
Reservar el lugar
Confirmar a los docentes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Encargar material para el taller
Preparar los folletos informativos
2 personas
Desarrollar las actividades
2 personas
Comprobar la presentación
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Abrir el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Preparar la presentación
Repartir el material de trabajo
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
Preparar el bufé de almuerzo
3 personas
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir acreditaciones
Abrir el taller
Presentar el programa
Guiar la primera dinámica
2 personas
Guiar la pausa para el café
2 personas
Rellenar las bebidas
Dirigir la segunda actividad
2 personas
Servir el bufé de almuerzo
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Coordinar la tercera dinámica
2 personas
Preparar las bebidas del descanso
Gestionar la pausa
2 personas
Guiar la tarea final
2 personas
Presentar los resultados
2 personas
Cerrar el taller
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Reunir los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Ordenar el espacio
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Apagar la técnica
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver los objetos prestados
Archivar el material de participantes
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 35
- Mesa de registro
- Perchero
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Clic de presentación
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Cable alargadorcant. 4
- Regletacant. 4
- Temporizador inalámbricocant. 2
Material del taller
- Atril de papelógrafocant. 2
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Pizarra blanca
- Borradores de pizarra blancacant. 2
- Rotuladorescant. 8
- Notas adhesivascant. 12
- Tarjetas de índicecant. 150
- Tijerascant. 6
- Barras de pegamentocant. 6
- Cinta de carrocerocant. 4
- Cuadernoscant. 35
- Bolígrafoscant. 40
- Folletoscant. 35
- Credencialescant. 35
- Rotuladores para nombrescant. 6
Vajilla
- Tazascant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras de aguacant. 4
- Termoscant. 4
Decoración
- Señales direccionalescant. 6
- Números de mesacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregona y cubo
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y confirma a los docentes antes de enviar las invitaciones. Si cambian las actividades después, tendrás que rehacer la presentación, los folletos y parte del material.
- Controla las inscripciones con una lista actualizada y recoge las preferencias dietéticas con varios días de margen. Usa esa información para ajustar la compra y el bufé del almuerzo.
- Prueba la técnica antes del día del taller: portátil, proyector, pantalla, clic de presentación, cables, adaptadores, alargadores y regletas. Una presentación que funciona en casa puede fallar al conectarla en la sala.
- Clasifica el material por actividad y déjalo preparado antes de montar las mesas. Así puedes repartir cuadernos, bolígrafos, folletos, tarjetas, notas adhesivas y rotuladores sin interrumpir la recepción.
- Reserva tiempo para abrir y montar el espacio antes de la llegada. Coloca la mesa de registro, las sillas, el perchero y el material; prepara también café, té, bebidas frías y el bufé antes de recibir a los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada práctica de taller?
- Envíalas al menos 3 o 4 semanas antes de la jornada, cuando el programa, el lugar y los docentes estén confirmados. Así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones y preguntar por las preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el proyector y la presentación?
- Haz una prueba completa al menos 1 día antes y repítela al abrir la sala el mismo día. Comprueba el portátil, el HDMI, los adaptadores, el clic de presentación y que la imagen se vea correctamente en la pantalla.
- ¿Cuándo se debe preparar el material de un taller práctico?
- Clasifica y cuenta el material como mínimo 1 día antes. Prepara una unidad por participante y añade algunas unidades de reserva, especialmente de cuadernos, bolígrafos, folletos y tarjetas.
- ¿A qué hora hay que llegar para montar una jornada de taller?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes de la recepción. Ese margen permite montar mesas y sillas, conectar la técnica, preparar el registro, repartir el material y dejar listos el café, las bebidas y el almuerzo.
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