Checklist voor een praktische workshopdag organiseren
Een praktische workshopdag vraagt om meer dan een programma en een docent. Je regelt vooraf ook aanmeldingen, dieetwensen, hand-outs, werkmateriaal en een geteste presentatie. Op de dag zelf moeten registratie, tafels, techniek, materialen en catering in de juiste volgorde klaarstaan. Gebruik deze checklist als werkschema: eerst de inhoud en deelnemers, daarna de bestelling en voorbereiding, en ten slotte de opbouw en ontvangst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Workshopprogramma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Docenten bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Workshopmateriaal bestellen
Hand-outs voorbereiden
2 personen
Werkvormen uitwerken
2 personen
Presentatie controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Ruimte openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentatie klaarzetten
Werkmateriaal verdelen
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Dranken koud zetten
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
Workshop openen
Programma toelichten
Eerste werkvorm begeleiden
2 personen
Koffiepauze begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Tweede werkvorm begeleiden
2 personen
Lunchbuffet serveren
3 personen
Tafels afruimen
2 personen
Derde werkvorm begeleiden
2 personen
Pauzedrankjes klaarzetten
Pauze begeleiden
2 personen
Eindopdracht begeleiden
2 personen
Resultaten laten presenteren
2 personen
Workshop afsluiten
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Techniek uitschakelen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Geleende spullen retourneren
Deelnemersmateriaal archiveren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 35
- Registratietafel
- Kapstok
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Presentatieklikker
- HDMI-kabelaantal 2
- HDMI-adapteraantal 2
- Verlengkabelaantal 4
- Stekkerdoosaantal 4
- Draadloze timeraantal 2
Workshopmateriaal
- Flip-overstandaardaantal 2
- Flip-overblokkenaantal 4
- Whiteboard
- Whiteboardwissersaantal 2
- Stiftenaantal 8
- Sticky notesaantal 12
- Indexkaartenaantal 150
- Scharenaantal 6
- Lijmstiftenaantal 6
- Masking tapeaantal 4
- Notitieboekjesaantal 35
- Balpennenaantal 40
- Hand-outsaantal 35
- Naambadgesaantal 35
- Naamstiftenaantal 6
Servies
- Mokkenaantal 40
- Drinkglazenaantal 40
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Serveerbladenaantal 6
- Waterkannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Richtingsbordenaantal 6
- Tafelnummersaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezem
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweil en emmer
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het workshopprogramma en de werkvormen uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf vast. Zo kunnen docenten hun bijdrage bevestigen en kun je hand-outs, materialen en presentatie op tijd voorbereiden.
- Verwerk aanmeldingen in één deelnemerslijst en vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de workshop uit. Controleer de lijst daarna nog één keer bij het voorbereiden van de registratie.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, presentatieklikker en alle HDMI-aansluitingen minimaal 2 werkdagen vooraf. Leg ook een HDMI-adapter, verlengkabel en stekkerdoos klaar; juist die kleine aansluitmaterialen ontbreken vaak.
- Sorteer workshopmateriaal per tafel of werkvorm voordat de ruimte opengaat. Leg onder meer stiften, sticky notes, indexkaarten, scharen, lijmstiften en masking tape klaar, zodat deelnemers niet tijdens de start hoeven te wachten.
- Plan de opbouw minstens 90 minuten voor de ontvangst. Zet eerst tafels, stoelen en de registratietafel neer, sluit daarna de techniek aan en bereid als laatste koffie, thee, koude dranken en het lunchbuffet voor.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een workshopdag organiseren?
- Leg programma, locatie en docenten bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de workshop en verzamel dieetwensen tot 7 dagen van tevoren.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een workshopruimte op te bouwen?
- Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw van tafels, stoelen, registratie, techniek en materialen. Reserveer nog 15 minuten extra als je meerdere werkvormen of een lunchbuffet klaarzet.
- Wanneer moet ik de techniek voor een workshop testen?
- Test laptop, beamer, presentatie, HDMI-kabel en adapter minimaal 2 werkdagen vooraf. Controleer op de dag zelf opnieuw de verbinding zodra de ruimte is ingericht, uiterlijk 30 minuten voor ontvangst.
- Wat moet ik klaarleggen voor een praktische workshop?
- Leg per werktafel de benodigde materialen klaar, zoals flip-overblokken, whiteboardstiften, sticky notes, indexkaarten, scharen, lijmstiften en notitieboekjes. Bereid dit bij voorkeur de avond ervoor voor, zodat de laatste 90 minuten alleen voor opbouw en controle nodig zijn.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!