Journée d’atelier pratique : la checklist d’organisation

Une journée d’atelier pratique se prépare en plusieurs étapes : cadrer le programme, confirmer les intervenants, gérer les inscriptions, puis préparer la salle et le matériel. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent le démarrage : besoins alimentaires, câbles, supports imprimés ou répartition des fournitures. Le jour J, prévoyez l’ouverture de la salle assez tôt pour installer les tables, tester la présentation et préparer l’accueil avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer le programme de l'atelier
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer les intervenants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Commander le matériel d’atelier
Préparer les supports de présentation
2 personnes
Développer les activités
2 personnes
Vérifier la présentation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Préparer la présentation
Répartir le matériel de travail
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Ouvrir l'atelier
Présenter le programme
Animer le premier atelier
2 personnes
Animer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer le deuxième atelier
2 personnes
Servir le buffet du déjeuner
3 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Animer la troisième activité
2 personnes
Préparer les boissons de pause
Encadrer la pause
2 personnes
Accompagner la tâche finale
2 personnes
Faire présenter les résultats
2 personnes
Clôturer l'atelier
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger la salle
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Éteindre la technique
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Rendre les articles empruntés
Archiver le matériel des participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 35
Table d'inscription
Porte-manteau

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Minuteur sans filqté 2

Matériel d'atelier

Chevalet de conférenceqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Tableau blanc
Effaceurs pour tableau blancqté 2
Marqueursqté 8
Post-itqté 12
Fiches cartonnéesqté 150
Ciseauxqté 6
Bâtons de colleqté 6
Masking tapeqté 4
Carnetsqté 35
Stylos à billeqté 40
Documents à distribuerqté 35
Badges nominatifsqté 35
Feutres pour nomsqté 6

Vaisselle

Tassesqté 40
Verres à boireqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 4
Thermosqté 4

Décoration

Panneaux directionnelsqté 6
Numéros de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai
Balayette et pelleqté 2
Serpillière et seau

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et confirmez les intervenants avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les horaires, le contenu et les conditions pratiques dès leur inscription.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et mettez la liste à jour jusqu’à la veille. Recueillez les besoins alimentaires au moins 5 jours avant l’atelier pour organiser le déjeuner sans improvisation.
Testez la technique la veille, puis faites un contrôle rapide le matin même. Vérifiez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, l’adaptateur, les rallonges et les multiprises.
Préparez les supports et répartissez le matériel par activité avant l’ouverture de la salle. Comptez un carnet, un stylo et un badge par participant, avec quelques exemplaires de réserve.
Ouvrez la salle au moins 60 minutes avant le début. Installez d’abord les tables et les chaises, puis la table d’inscription, le matériel de travail, le café, le thé et les boissons fraîches.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’atelier pratique ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer le programme, réserver la salle, confirmer les intervenants, envoyer les invitations et commander le matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un atelier ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Faites une relance 7 jours avant la clôture des inscriptions afin d’obtenir un effectif fiable pour les repas, les supports et les fournitures.
Combien de matériel prévoir par participant ?: Prévoyez un carnet, un stylo, un badge, les documents à distribuer et les fournitures nécessaires à chaque activité par personne. Ajoutez environ 10 % de réserve, soit 2 kits supplémentaires pour un groupe de 20 participants.
Quand préparer la salle le jour de l’atelier ?: Commencez au moins 60 minutes avant l’accueil. Gardez les 15 dernières minutes pour brancher la technique, lancer la présentation, vérifier les tables d’inscription et disposer les boissons.

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