Checklist para una jornada de puertas abiertas bien organizada

Una jornada de puertas abiertas necesita más que preparar las salas y recibir visitantes. Hay que cerrar el programa, coordinar las visitas guiadas, controlar las inscripciones y dejar lista la información para que nadie se pierda. Esta checklist reúne 64 tareas y 58 materiales, desde las invitaciones hasta el mostrador de registro. Úsala por fases para llegar al día del evento con el equipo, el espacio y los recorridos preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar espacios
Planificar las visitas guiadas
2 personas
Distribuir los stands de información
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Enviar confirmaciones
2 personas
Pedir el catering
Instruir a los guías
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plano
Imprimir el programa
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Crear señales de ruta
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el material
2 personas
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar los stands informativos
6 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Preparar el material de presentación
4 personas
Probar la técnica
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Dar briefing al personal
3 personas

Evento

Atender la mesa de registro
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Responder preguntas
4 personas
Atender los puestos de información
10 personas
Guiar visitas
4 personas
Realizar presentaciones
4 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpia la mesa de catering
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
Recoger objetos perdidos
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Apagar el material de presentación
2 personas
Recoger el catering
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar los carteles de ruta
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Mostrador de registro
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 20
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilescant. 6
Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Cables HDMIcant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Estaciones de cargacant. 3
Señales de orientacióncant. 14
Taburetescant. 24

Oficina

Tarjetas de nombrecant. 80
Portanombrescant. 80
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 12
Bloc de notascant. 20
Folletos informativoscant. 250
Programascant. 150
Planoscant. 150
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12

Decoración

Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Banners enrollablescant. 6
Decoración de mesacant. 20

Vajilla

Platoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Tazascant. 100
Cubiertoscant. 150
Bandejas para servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras de servircant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y los espacios antes de enviar las invitaciones. Si todavía no sabes qué zonas estarán disponibles, las visitas guiadas y la distribución de los stands cambiarán varias veces.
Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para recopilar preferencias dietéticas y actualizar la lista de visitantes. Envía las confirmaciones cuando tengas asignados los horarios y recorridos.
Prepara un plano, un programa y señales de orientación para cada zona de paso. Colócalos antes de la llegada del público: buscar dónde registrarse o cómo llegar a una visita retrasa todo desde los primeros minutos.
Asigna guías y voluntarios por función, no solo por número de personas. Quien recibe al público no debería abandonar el registro para resolver dudas sobre el recorrido o reponer folletos.
Haz una comprobación técnica y de sala el día anterior: portátiles, proyector, pantallas, cables, regletas, micrófonos y altavoces. Enfría las bebidas y monta la distribución de mesas, sillas y registro antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza a planificarla al menos 6 semanas antes. Ese margen permite reservar espacios, preparar el programa, enviar invitaciones, gestionar inscripciones y pedir el catering sin trabajar con cambios de última hora.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento y fija una fecha límite de inscripción aproximadamente 7 días antes. Así tendrás tiempo para enviar confirmaciones, revisar preferencias dietéticas y actualizar la lista de visitantes.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Deja montados el mostrador de registro, las mesas y las sillas, y coloca las señales, planos y programas. Comprueba también todo el material audiovisual y enfría las bebidas para no convertir la apertura en una sesión de montaje.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Como referencia, asigna al menos 1 persona al registro, 1 por cada visita guiada simultánea y 1 persona de apoyo por cada zona con información o catering. Si esperas grupos grandes, añade apoyo para evitar colas y cambios de recorrido.

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