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Journée portes ouvertes : la checklist pour tout préparer

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un enchaînement précis : fixer le programme, gérer les inscriptions, préparer les visites et organiser l’accueil. Prévoyez aussi le matériel souvent oublié, comme les rallonges, les badges, les plans et les panneaux directionnels. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières invitations à l’installation des tables et du comptoir d’inscription. Vous pourrez ainsi accueillir les visiteurs sans improviser le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Réserver des espaces

  • Planifier les visites guidées

    2 personnes

  • Répartir les stands d’information

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Mettre à jour la liste des visiteurs

  • Envoyer les confirmations

    2 personnes

  • Commander le catering

  • Briefer les guides

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Imprimer le plan

  • Imprimer le programme

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Créer les panneaux de direction

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Marquer la disposition de la salle

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer le comptoir d'enregistrement

    2 personnes

  • Monter les stands d’information

    6 personnes

  • Installer la table traiteur

    3 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer les panneaux de parcours

    3 personnes

  • Installer le matériel de présentation

    4 personnes

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Briefer les collaborateurs

    3 personnes

Événement

  • Tenir le bureau d’inscription

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer le programme

    2 personnes

  • Répondre aux questions

    4 personnes

  • Tenir les stands d'information

    10 personnes

  • Accompagner les visites guidées

    4 personnes

  • Assurer les présentations

    4 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Maintenir la table de restauration propre

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Orienter les flux de visiteurs

    3 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Accompagner les derniers visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Éteindre le matériel de présentation

    2 personnes

  • Ranger le service traiteur

    4 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Trier les déchets

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    5 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Nettoyer les salles

    4 personnes

  • Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • Retirer les panneaux de signalisation

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 18
  • Chaisesqté 120
  • Comptoir d'inscription
  • Tables hautesqté 8
  • Nappesqté 20
  • Portants à vêtementsqté 2

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 6
  • Vidéoprojecteurqté 2
  • Écrans de projectionqté 2
  • Câbles HDMIqté 6
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Enceintes portablesqté 2
  • Microphonesqté 2
  • Stations de rechargeqté 3
  • Panneaux directionnelsqté 14
  • Tabouretsqté 24

Bureau

  • Badges nominatifsqté 80
  • Supports de badges nominatifsqté 80
  • Stylosqté 30
  • Presse-papiersqté 12
  • Blocs-notesqté 20
  • Brochures d’informationqté 250
  • Brochures du programmeqté 150
  • Plansqté 150
  • Ruban adhésifqté 6
  • Ciseauxqté 6
  • Marqueursqté 12

Décoration

  • Ballonsqté 150
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Guirlandesqté 12
  • Bannières enroulablesqté 6
  • Décoration de tableqté 20

Vaisselle

  • Assiettesqté 150
  • Tasses à caféqté 100
  • Verresqté 150
  • Tassesqté 100
  • Couvertsqté 150
  • Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Bacs à glaçonsqté 6
  • Bacs de rangementqté 12
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Pinces de serviceqté 8
  • Carafesqté 6

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

  • Poubellesqté 10
  • Seauxqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Balaisqté 4
  • Balayette et pelleqté 4
  • Gants de nettoyageqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations. Indiquez les horaires des visites guidées et ouvrez le formulaire d’inscription assez tôt pour connaître le nombre de visiteurs et leurs besoins alimentaires.
  • Arrêtez la liste des visiteurs au plus tard quelques jours avant l’événement. Préparez les confirmations, les badges nominatifs et les supports de badges à partir de cette liste, avec quelques exemplaires vierges en réserve.
  • Briefiez les guides et les bénévoles avec un plan imprimé, un horaire précis et la répartition des stands. Prévoyez au moins une personne au comptoir d’inscription dès l’ouverture et une autre pour orienter les retardataires.
  • Testez le matériel avant l’arrivée du public : ordinateurs portables, vidéoprojecteur, écrans, câbles HDMI, microphones et enceintes. Vérifiez chaque rallonge et multiprise sur place, car les prises disponibles sont rarement là où vous en avez besoin.
  • Installez d’abord la signalétique, puis les tables, les chaises et le comptoir d’inscription. Gardez les brochures, programmes, plans, stylos et presse-papiers ensemble afin de pouvoir réapprovisionner rapidement l’accueil pendant la journée.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?
Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Laissez ensuite au moins 10 jours pour les inscriptions et relancez les personnes qui n’ont pas encore confirmé environ une semaine avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer une journée portes ouvertes ?
Prévoyez au minimum 2 à 3 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, la signalétique, le comptoir d’inscription et le matériel audiovisuel. Ajoutez 30 minutes pour un test complet avec les guides et les bénévoles.
Que faut-il préparer à l’accueil des visiteurs ?
Préparez la liste actualisée des inscrits, les badges nominatifs, les plans, le programme, les brochures, des stylos et des presse-papiers. Comptez environ un badge et un exemplaire des documents par visiteur, avec 10 % de réserve pour les inscriptions de dernière minute.
Quand commander le catering pour une journée portes ouvertes ?
Commandez le catering au moins 7 à 10 jours avant l’événement, une fois le nombre d’inscrits et les besoins alimentaires recueillis. Confirmez les quantités 48 heures avant et prévoyez les boissons suffisamment tôt pour pouvoir les refroidir.

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