Open dag organiseren: checklist voor een soepele dag

Een open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en wat uitnodigingen. Je moet bezoekers kunnen ontvangen, informeren en door het gebouw leiden zonder opstoppingen. Deze checklist helpt je de planning op te bouwen: eerst datum, ruimtes en programma, daarna aanmeldingen, medewerkers en materialen. Controleer in de laatste week vooral de route, techniek, naamkaartjes en catering; juist die onderdelen worden vaak te laat geregeld of pas op de dag zelf gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes reserveren
Rondleidingen plannen
2 personen
Informatiestands indelen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Bevestigingen versturen
2 personen
Catering bestellen
Rondleiders instrueren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Plattegrond afdrukken
Programma afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routeborden maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materiaal controleren
2 personen
Zaalindeling markeren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Informatiestands opbouwen
6 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
4 personen
Techniek testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Briefing medewerkers geven
3 personen

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Vragen beantwoorden
4 personen
Informatiestands bemannen
10 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Presentaties verzorgen
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringtafel schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Presentatiemateriaal uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Routeborden verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Registratiebalie
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Oplaadstationsaantal 3
Wegwijzerbordenaantal 14
Krukkenaantal 24

Kantoor

Naamkaartjesaantal 80
Naambadgehoudersaantal 80
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 12
Notitieblokkenaantal 20
Informatiefoldersaantal 250
Programmaboekjesaantal 150
Plattegrondenaantal 150
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 6
Markeerstiftenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Rolbannersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 20

Servies

Bordenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Mokkenaantal 100
Besteksetsaantal 150
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de rondleidingen vroeg vast, zodat je per tijdsblok het aantal rondleiders, ruimtes en beschikbare plaatsen kunt bepalen. Plan daarnaast een korte buffer tussen rondleidingen om groepen niet op elkaar te laten botsen.
Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan. Werk de bezoekerslijst minstens één keer per week bij en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de open dag, zodat de catering nog aangepast kan worden.
Maak één duidelijke bezoekersroute met routeborden vanaf de entree. Controleer de route vóór opening met iemand die het gebouw niet kent; ontbrekende wegwijzers vallen dan sneller op dan tijdens de drukte.
Richt de registratiebalie op een vaste plek bij de ingang in en leg naamkaartjes, naambadgehouders, pennen en klemborden klaar. Reken op één medewerker per 50 gelijktijdig verwachte bezoekers bij de ontvangst.
Test uiterlijk 2 dagen vooraf de beamer, projectieschermen, HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen, speakers en microfoons samen. Leg reservekabels en oplaadstations bij de registratiebalie, niet verspreid door het gebouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en ruimtes. Verstuur uitnodigingen zodra het programma staat en sluit de praktische voorbereiding af met een materiaalcontrole 2 dagen voor de open dag.
Wat moet ik regelen voor de registratie van een open dag?: Zet bij de ingang een registratiebalie klaar met de bezoekerslijst, naamkaartjes, badgehouders, pennen en klemborden. Plan minimaal 1 medewerker per 50 gelijktijdig verwachte bezoekers en arriveer minstens 60 minuten voor opening.
Hoeveel rondleiders heb ik nodig voor een open dag?: Bepaal het aantal op basis van je programma en groepsgrootte: plan één rondleider per gelijktijdige rondleiding en voeg bij drukke routes een begeleider toe. Houd tussen rondleidingen 10 tot 15 minuten ruimte voor uitloop en het wisselen van groepen.
Wanneer moet ik de catering voor een open dag bestellen?: Bestel de catering zodra het verwachte bezoekersaantal bekend is, bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Controleer de aanmeldingen en dieetwensen nogmaals 7 dagen voor de open dag en koel dranken uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.