Checklist para una gymkana y camping bien organizada
Una gymkana con camping combina pruebas deportivas, comidas al aire libre y una noche fuera, así que conviene trabajar con un orden claro. Primero cierras las inscripciones, repartes los equipos y defines las reglas; después compruebas reservas, previsión y material. El día del evento necesitarás montar carpas, zonas de juego, mesas y el punto de comida antes de recibir a los participantes. Esta checklist reúne 45 tareas y 50 artículos para no llegar al montaje con compras, puntuaciones o equipos sin preparar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar participantes
2 personas
Desarrollar las reglas del juego
2 personas
Preparar las hojas de puntuación
Confirmar las reservas
Comprar premios
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar el material de juego
2 personas
Refrigerar la compra
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Delimitar las zonas de juego
4 personas
Montar las estaciones de juegos
4 personas
Montar el punto de comida y bebida
3 personas
Probar sonido y música
2 personas
Preparar la mesa de puntuación
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Explicar los equipos y las reglas
2 personas
Coordinar la prueba 1 del zeskamp
3 personas
Guiar la prueba 2 de la zeskamp
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la prueba 3 del zeskamp
3 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Guiar la prueba 4 del Zeskamp
3 personas
Preparar la barbacoa
3 personas
Servir la barbacoa
4 personas
Acompañar la parte 5 del Zeskamp
3 personas
Guiar la prueba 6 del Zeskamp
3 personas
Comprobar las puntuaciones finales
2 personas
Entregar premios
2 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Servir la última ronda
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Recoger el material del juego
3 personas
Desmontar carpas y mobiliario
4 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Limpiar y secar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 48
- Mesas altascant. 4
Material deportivo
- Cuerdas para tira y aflojacant. 2
- Sacos de yutecant. 12
- Frisbeescant. 6
- Balones de fútbolcant. 4
- Cubos de aguacant. 12
- Esponjascant. 24
- Conoscant. 40
- Aroscant. 12
- Testigos de relevocant. 8
- Antifacescant. 12
- Cintas métricascant. 2
- Pistola de salida
- Silbatoscant. 6
- Cronómetroscant. 6
- Estacas de suelocant. 40
- Cinta de balizamientocant. 4
- Bolsas para conoscant. 20
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Platos reutilizablescant. 60
- Cubiertos reutilizablescant. 60
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Barbacoa de gascant. 2
- Botellas de gascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Pinzas de cocina y de servircant. 8
- Cuchillos afiladoscant. 4
- Fuentes grandescant. 8
- Termoscant. 4
Equipo
- Altavoz con batería
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
- Linternascant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Banderas del equipocant. 6
- Pizarrascant. 4
- Premioscant. 6
- Petos de equipocant. 48
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Esponjas de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y asigna los equipos antes de preparar las pruebas. Recoge también las preferencias dietéticas con antelación para calcular la compra y organizar la comida sin improvisaciones.
- Define las reglas y prepara las hojas de puntuación antes del día del evento. Lleva una mesa de puntuación separada, cronómetros, silbatos y una persona responsable de anotar cada resultado.
- Comprueba el material de cada estación por separado: cuerdas, sacos, frisbees, balones, cubos, esponjas, conos, aros y testigos. Haz esta revisión al menos un día antes para poder sustituir lo que falte.
- Monta primero las carpas, mesas y sillas, y después delimita las zonas de juego con estacas y cinta de balizamiento. Deja libres los pasillos hacia la comida, las bebidas y la zona de recepción.
- Refrigera la compra antes de que lleguen los participantes y separa la comida de las bebidas. Coloca vasos, platos, cubiertos, tablas, pinzas y cuchillos en el punto de servicio, y comprueba las botellas de gas antes de encender la barbacoa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una gymkana y camping?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y confirmar reservas. Deja la revisión del pronóstico, la compra y la comprobación final del material para los últimos 2 días.
- ¿Cuándo hay que formar los equipos de la gymkana?
- Asigna los equipos entre 3 y 7 días antes, cuando las inscripciones estén cerradas. Así puedes equilibrar participantes y explicar los equipos y las reglas durante la recepción sin cambiar grupos a última hora.
- ¿Qué material hace falta para una gymkana al aire libre?
- Prepara el material específico de cada prueba, como cuerdas, sacos de yute, frisbees, balones, cubos, esponjas, conos, aros y testigos de relevo. Añade cronómetros, silbatos, cintas métricas, estacas y cinta de balizamiento para controlar tiempos y recorridos.
- ¿Cuándo se monta una gymkana con camping?
- Empieza el montaje entre 2 y 3 horas antes de la recepción: carpas, mesas, sillas, zonas de juego, estaciones y punto de comida. Reserva los últimos 30 minutos para probar el sonido, preparar la mesa de puntuación y enfriar las bebidas.
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