Checklist pour organiser une formation en gestion de projet

Une formation en gestion de projet demande plus qu’un bon contenu pédagogique. Il faut coordonner le programme, le coach, les inscriptions, la salle, le matériel et les repas dans le bon ordre. Cette checklist regroupe 45 tâches et 41 fournitures pour suivre la préparation sans oublier les détails de dernière minute. Utilisez-la plusieurs semaines avant la session, puis reprenez-la la veille et le matin même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir les objectifs d'apprentissage
Établir le programme d’entraînement
Réserver le lieu de formation
Confirmer le coach
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
Commander le catering
Finaliser la liste des participants
Envoyer un rappel
Élaborer le support de formation
Préparer les exercices pratiques
Imprimer les feuilles de travail
Créer des badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Vérifier la présentation
Tester l’ordinateur portable et le projecteur
2 personnes
Préparer le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir la salle d'entraînement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la présentation et les paperboards
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Accueillir les participants
Donner l’introduction à la formation
Animer le premier bloc de formation
Assurer la pause café
2 personnes
Animer le deuxième bloc de formation
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer le troisième bloc d’entraînement
Encadrer la mission pratique
2 personnes
Clôture et traitement des questions
Enregistrer la présence

Suivi

Vider la salle d'entraînement
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Stocker le matériel restant
Restituer le matériel emprunté
Partager le matériel de présentation en numérique
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Table d'inscription
Table des entraîneurs
Tabouretsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Présentateur sans fil
Enceinte Bluetooth

Présentation

Panneau de paperboardqté 2
Papier pour chevaletqté 2
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Stylosqté 25
Blocs-notesqté 25
Badges nominatifsqté 25
Classeursqté 25
Papier d’impressionqté 250
Post-itqté 10
Ruban de papierqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verresqté 30
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Couverts de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 3
Porte-sacs-poubelleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 6

Courses

Courses

Conseils

Commencez par fixer les objectifs d’apprentissage et le programme avant de réserver la salle ou de préparer les supports. Prévoyez ensuite suffisamment de temps pour adapter les exercices au niveau des participants.
Traitez les inscriptions dès l’envoi des invitations et recueillez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Finalisez la liste des participants avant de commander le catering, afin d’éviter des quantités approximatives.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, les adaptateurs et les rallonges au moins 24 heures avant la formation. Un test sur place permet aussi de vérifier la visibilité de l’écran depuis les dernières chaises.
Préparez les badges, feuilles de travail, classeurs, blocs-notes et stylos avant l’ouverture de la salle. Gardez quelques exemplaires vierges et du matériel de rechange à la table d’inscription.
Ouvrez la salle assez tôt pour installer les tables, les chaises, les paperboards et la présentation avant l’arrivée du premier participant. Réservez une zone distincte pour l’accueil, une table pour les entraîneurs et un espace facilement accessible pour le café et le thé.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une formation en gestion de projet ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer le coach, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et finaliser le contenu.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une salle de formation ?: Prévoyez au moins 60 à 90 minutes le matin de la session. Il faut installer les tables et les chaises, tester la présentation, placer les paperboards, préparer l’accueil et mettre le café et le thé à disposition.
Quand commander le catering pour une formation ?: Commandez-le après avoir recueilli les besoins alimentaires et finalisé la liste des participants, généralement 5 à 7 jours avant la formation. Vérifiez une dernière fois les absences et allergies avec le rappel envoyé la veille.
Que tester la veille d’une formation en gestion de projet ?: Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les adaptateurs, les rallonges et le présentateur sans fil. Vérifiez aussi les supports imprimés, les badges et le nombre de places au moins 24 heures avant.

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