Checklist para organizar una formación en negociación
Organizar una formación en negociación requiere coordinar participantes, contenidos, sala y medios técnicos en el orden correcto. Empieza por reservar el espacio y confirmar la fecha; después gestiona las inscripciones, las preferencias dietéticas y el programa. Durante la última semana, termina los casos prácticos, las hojas de trabajo y la presentación, y comprueba que no falten cables, rotuladores o tarjetas identificativas. Esta checklist reúne 47 tareas y 45 materiales para llegar al día de la formación con todo preparado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Confirmar la fecha del entrenamiento
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
Elaborar el programa de entrenamiento
Desarrollar casos prácticos
2 personas
Preparar hojas de trabajo
Finalizar la presentación
Pedir el catering
Probar la técnica
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recordar a los participantes
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar la pantalla de presentación
2 personas
Preparar el material de trabajo
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
2 personas
Preparar la mesa de recepción
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Dar la introducción
Tratar modelos de negociación
Servir la pausa para el café
2 personas
Rellenar las bebidas
Coordinar juegos de rol
2 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Guiar el módulo de la noche
Crear planes de acción personales
2 personas
Repartir certificados
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla usada
2 personas
Limpiar restos de comida
2 personas
Separar residuos
2 personas
Apagar el equipo
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Comprobar los materiales
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar el material de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 35
- Mesa del bufécant. 2
- Mesa de recepción
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 4
- Micrófono inalámbrico
- Clic de presentación
- Altavoz Bluetooth
Material de formación
- Pizarra de hojascant. 2
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
- Cuadernos de trabajocant. 35
- Casos de prácticacant. 35
- Tarjetas del plan de accióncant. 35
- Tarjetas de nombrecant. 35
- Juego de bolígrafoscant. 35
- Post-itscant. 12
- Papel A4cant. 2
- Certificadoscant. 35
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasos para aguacant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Tijerascant. 2
- Pinzas de servircant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Cepillos para fregarcant. 3
- Paños de microfibracant. 10
- Soportes para bolsas de basuracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de preparar el material: así puedes comprobar la lista de participantes, recoger las preferencias dietéticas y calcular cuadernos, tarjetas de nombre y certificados sin hacer copias de más.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI y el micrófono al menos 24 horas antes. Lleva también alargadores y regletas: suelen faltar cuando la sala tiene pocos enchufes.
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes del inicio para montar mesas y sillas, colocar la pantalla, preparar la mesa de recepción y dejar listo el material de trabajo.
- Prepara los casos prácticos y las hojas de trabajo en juegos completos, uno por participante, y añade un pequeño margen de 5 copias para sustituciones o pérdidas.
- No dejes el catering para el último día: confirma el pedido con 3 a 5 días de antelación y enfría las bebidas, prepara los aperitivos y monta el punto de café antes de recibir al grupo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación en negociación?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar la sala, confirmar la fecha y enviar las invitaciones. Deja la última semana para cerrar inscripciones, finalizar el programa y comprobar materiales y técnica.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones a una formación?
- Envíalas al menos 3 semanas antes de la fecha prevista. Solicita la inscripción y las preferencias dietéticas desde el primer mensaje, y manda un recordatorio entre 2 y 3 días antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar la sala?
- Calcula entre 60 y 90 minutos antes del comienzo. Ese margen permite montar mesas y sillas, probar la presentación, colocar los materiales y preparar la recepción sin hacerlo mientras llegan los participantes.
- ¿Cuántos materiales debo preparar por participante?
- Prepara un cuaderno de trabajo, un juego de bolígrafos y una tarjeta de nombre por persona, además de una copia de cada caso y hoja de trabajo. Añade aproximadamente un 10% extra; para 20 participantes, serían 22 juegos.
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