Checklist para organizar una formación en Excel

Organizar una formación en Excel requiere coordinar personas, contenidos y equipos que deben funcionar desde el primer minuto. Esta checklist reúne las tareas para reservar el espacio, gestionar inscripciones, preparar los ejercicios y dejar listos los puestos de trabajo. También contempla detalles que suelen retrasarse, como recoger las preferencias dietéticas, cargar los portátiles y comprobar adaptadores, cables y wifi. Sigue el plan por fases para llegar al día de la formación con el material, el catering y el registro preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar ubicación de entrenamiento
Elaborar el programa de entrenamiento
Crear lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
Desarrollar material de formación
Preparar los archivos de práctica
Finalizar la presentación
Preparar los certificados
Pedir el catering
Confirmar la asistencia
Comprobar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Cargar los portátiles
Preparar acreditaciones y registro
Ventilar el espacio
Colocar mesas y sillas
3 personas
Organizar los puestos de trabajo
3 personas
Instalar la pantalla de presentaciones
2 personas
Asegurar los cables
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el almuerzo y la cena
3 personas

Evento

Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Explicar los objetivos del entrenamiento
Demostrar fundamentos de Excel
Guiar los ejercicios
2 personas
Organizar la pausa del café
2 personas
Rellenar las bebidas
Explicar fórmulas y funciones
Servir la cena
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Demostrar tablas dinámicas
Guiar la tarea de práctica
2 personas
Organizar un breve descanso
Tratar las preguntas y los casos prácticos
Entregar certificados
Repartir formularios de feedback
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Desmontar los puestos de trabajo
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
Procesar los comentarios
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 24
Mesa de registro
Perchero

Equipo

Portátilescant. 20
Ratones de computadoracant. 20
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 6
Presentador inalámbrico
Router wifi

Presentación

Pizarra de hojas
Hojas de rotafolio
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 6
Borrador para pizarra blanca
Bloc de notascant. 24
Bolígrafoscant. 30
Carpetas de prácticacant. 24
Tarjetas de nombrecant. 24
Carpetas para certificadoscant. 24

Vajilla

Tazas de cafécant. 30
Vasos para aguacant. 30
Platos de cenacant. 30
Cubiertoscant. 30
Cuencos de serviciocant. 6
Cucharonescant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 2
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cajas de almacenamientocant. 6

Catering

Dispensadores de bebidascant. 2
Bandejas de servircant. 6
Cafetera con jarracant. 2
Azucareroscant. 2
Porta-servilletascant. 4
Compras

Limpieza

Papeleracant. 4
Aspiradora
Juego de fregona
Guantes de limpiezacant. 4

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 8

Consejos

Reserva la ubicación y define el programa antes de abrir las inscripciones. Así puedes indicar horarios, duración de las sesiones y necesidades del aula desde la primera invitación.
Cierra la lista de participantes con tiempo suficiente para pedir el catering y recoger las preferencias dietéticas. Confirma la asistencia antes del día de la formación y ajusta las cantidades del almuerzo y la cena.
Prepara los archivos de práctica y el material de formación en una carpeta por participante. Finaliza también la presentación y deja preparados los certificados antes de montar el aula.
Carga todos los portátiles y prueba cada puesto con el ratón, el router wifi y los archivos de Excel. Haz la comprobación técnica con antelación, incluyendo el portátil de presentación, el proyector, los cables HDMI, los adaptadores y las regletas.
Monta el aula antes de recibir al grupo: coloca mesas y sillas, organiza los puestos, ventila el espacio y asegura los cables. Deja preparada la mesa de registro con las acreditaciones y tarjetas de nombre, y calcula café, té y agua para toda la jornada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación en Excel?: Empieza la organización al menos 4 semanas antes para reservar la ubicación, crear el programa y enviar las invitaciones. Deja la comprobación técnica y el montaje del aula para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuándo debo confirmar el catering de una formación en Excel?: Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma la asistencia varios días antes. Pide el catering cuando tengas el número definitivo de participantes, incluyendo café, té, agua, almuerzo y cena.
¿Qué hay que comprobar en los portátiles antes de una formación en Excel?: Comprueba que cada portátil enciende, tiene cargada la batería y abre los archivos de práctica. Prueba también un ratón por puesto, la conexión wifi y todos los cables, adaptadores y regletas al menos 24 horas antes.
¿Cuándo se prepara el aula para una formación en Excel?: Monta las mesas, sillas y puestos de trabajo el mismo día o la tarde anterior. Antes de abrir el registro, deja instalada la pantalla de presentaciones, asegurados los cables, ventilado el espacio y listos los materiales y certificados.

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