Exceltraining organiseren: complete checklist

Een Exceltraining staat of valt met een goede voorbereiding van de inhoud én de werkplekken. Reserveer eerst de trainingslocatie en werk daarna het programma, de deelnemerslijst en de communicatie uit. Bereid oefenbestanden, trainingsmateriaal en de presentatie ruim vooraf voor. Controleer laptops, wifi, beamer, kabels en adapters niet pas op de ochtend zelf. Op de trainingsdag richt je de tafels, registratie, koffie, lunch en oefenplekken in voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Trainingslocatie reserveren
Trainingsprogramma opstellen
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Trainingsmateriaal uitwerken
Oefenbestanden voorbereiden
Presentatie afronden
Certificaten voorbereiden
Catering bestellen
Aanwezigheid bevestigen
Techniek controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Laptops opladen
Badges en registratie klaarleggen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Werkplekken inrichten
3 personen
Presentatiescherm installeren
2 personen
Kabels veilig wegwerken
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Lunch en avondeten voorbereiden
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Trainingsdoelen toelichten
Excelbasis demonstreren
Oefeningen begeleiden
2 personen
Koffiepauze verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
Formules en functies uitleggen
Diner serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Draaitabellen demonstreren
Oefenopdracht begeleiden
2 personen
Korte pauze verzorgen
Vragen en praktijkcases behandelen
Certificaten uitreiken
Feedbackformulieren uitdelen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Werkplekken afbreken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
Feedback verwerken
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Registratietafel
Garderoberek

Apparatuur

Laptopsaantal 20
Computermuizenaantal 20
Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze presenter
Wifi-router

Presentatie

Flip-over
Flip-overvellen
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6
Wisbordwisser
Notitieblokkenaantal 24
Balpennenaantal 30
Oefenmappenaantal 24
Naamkaartjesaantal 24
Certificaatmappenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Waterglazenaantal 30
Dinerbordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opslagbakkenaantal 6

Catering

Drankdispensersaantal 2
Serveerschalenaantal 6
Koffiemelkkanaantal 2
Suikerpottenaantal 2
Servettenhoudersaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Verlichting

Bureaulampenaantal 8

Tips

Plan de voorbereiding in fasen: regel locatie en programma eerst, verstuur uitnodigingen daarna en rond trainingsmateriaal en oefenbestanden uiterlijk enkele dagen voor de training af.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en bevestig aanwezigheid kort voor de training. Zo kun je catering en deelnemersinformatie op tijd aanpassen.
Test minimaal één laptop met de oefenbestanden, wifi, beamer, HDMI-kabels en adapters. Neem ook een presentatielaptop, verlengkabels en stekkerdozen mee; juist die worden vaak vergeten.
Laad alle laptops vooraf op en richt per deelnemer een werkplek in met laptop, muis, notitieblok, balpen en oefenmap. Leg naamkaartjes en registratie bij de ingang klaar.
Zet koffie, thee en water vóór de start klaar en bereid lunch en eventueel avondeten tijdig voor. Reserveer extra tijd om kabels veilig weg te werken en de ruimte te ventileren.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Exceltraining organiseren?: Reserveer de trainingslocatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen zodra programma, datum en locatie vaststaan en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de training.
Hoeveel laptops heb ik nodig voor een Exceltraining?: Reken op 1 laptop per deelnemer en minimaal 1 extra laptop voor de trainer of als reserve. Controleer daarnaast vooraf of op alle laptops de benodigde oefenbestanden openen.
Wat moet ik een week voor een Exceltraining controleren?: Controleer 5 tot 7 dagen vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, catering, trainingsmaterialen en certificaten. Test ook de presentatie, beamer, wifi, HDMI-kabels en adapters op locatie.
Hoe richt ik een Exceltraining op de dag zelf in?: Kom minimaal 90 minuten voor de start om tafels, stoelen en werkplekken op te stellen. Richt registratie en catering in, sluit de techniek aan, laad bestanden en controleer elke laptop voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.