Excel-Schulung organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Excel-Schulung steht und fällt mit funktionierenden Arbeitsplätzen, passenden Übungsdateien und einem klaren Zeitplan. Plane Raum, Technik und Teilnehmerkommunikation nicht erst am Schulungstag, sondern in festen Etappen. Besonders oft fehlen HDMI-Adapter, geladene Laptops oder bestätigte Ernährungswünsche. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung des Trainingsorts bis zur Vorbereitung von Zertifikaten, Catering und Registrierung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Trainingsort reservieren
Trainingsprogramm erstellen
Teilnehmerliste erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerinformationen versenden
Schulungsmaterial ausarbeiten
Übungsdateien vorbereiten
Präsentation abschließen
Zertifikate vorbereiten
Catering bestellen
Anwesenheit bestätigen
Technik prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Laptops aufladen
Badges und Registrierung bereitlegen
Raum lüften
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Arbeitsplätze einrichten
3 Personen
Präsentationsbildschirm installieren
2 Personen
Kabel sicher verlegen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Mittag- und Abendessen vorbereiten
3 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Anwesenheit erfassen
Trainingsziele erläutern
Excel-Grundlagen demonstrieren
Übungen anleiten
2 Personen
Kaffeepause organisieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Formeln und Funktionen erklären
Abendessen servieren
3 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Pivot-Tabellen vorführen
Übungsaufgabe begleiten
2 Personen
Kurze Pause organisieren
Fragen und Praxisfälle behandeln
Zertifikate ausgeben
Feedbackformulare verteilen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Arbeitsplätze abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
Feedback verarbeiten
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 24
- Registrierungstisch
- Garderobenständer
Ausstattung
- LaptopsAnz. 20
- ComputermäuseAnz. 20
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Kabelloser Presenter
- WLAN-Router
Präsentation
- Flipchart
- Flipchartblätter
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 6
- Whiteboard-Wischer
- NotizblöckeAnz. 24
- KugelschreiberAnz. 30
- ÜbungsordnerAnz. 24
- NamensschilderAnz. 24
- ZertifikatsmappenAnz. 24
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 30
- WassergläserAnz. 30
- Dinner-TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServierschalenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 6
Catering
- GetränkespenderAnz. 2
- ServierschalenAnz. 6
- KaffeemilchkännchenAnz. 2
- ZuckerdosenAnz. 2
- ServiettenhalterAnz. 4
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Staubsauger
- Wischset
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Beleuchtung
- SchreibtischlampenAnz. 8
Tipps
- Reserviere den Trainingsort mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und prüfe, ob für jeden Teilnehmer ein eigener Arbeitsplatz mit Laptop, Maus und Stromanschluss vorhanden ist.
- Verschicke Programm und Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor Beginn. Frage dabei auch Ernährungswünsche ab, damit das Catering nicht erst am Vortag angepasst werden muss.
- Teste Beamer, Präsentationslaptop, HDMI-Kabel, Adapter, Presenter und WLAN mindestens 24 Stunden vorher im tatsächlichen Raum. Lege ein Verlängerungskabel als Reserve bereit und sichere alle Kabel.
- Lade alle Laptops am Vorabend vollständig auf und öffne die Übungsdateien einmal auf jedem Gerät. So erkennst du fehlende Programme, gesperrte Dateien oder inkompatible Excel-Versionen vor dem Start.
- Bereite Registrierungstisch, Namensschilder, Notizblöcke, Kugelschreiber und Zertifikatsmappen am Abend vorher vor. Stelle Kaffee, Tee und Wasser vor der ersten Einheit bereit und plane Mittagessen mit ausreichender Pause ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Excel-Schulung organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin mit Raumreservierung, Programm und Teilnehmerliste. Die Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vorher verschickt werden, damit Anmeldungen und Sonderwünsche rechtzeitig eingehen.
- Was muss man für eine Excel-Schulung pro Teilnehmer einplanen?
- Plane pro Person einen Laptop, eine Computermaus, einen Sitzplatz, einen Notizblock, einen Kugelschreiber und ein Namensschild ein. Halte zusätzlich mindestens ein Ersatzgerät und einige zusätzliche Schreibutensilien bereit.
- Wann sollte die Technik für eine Excel-Schulung geprüft werden?
- Prüfe die komplette Präsentationstechnik mindestens 24 Stunden vor Beginn und noch einmal 30 Minuten vor dem Einlass. Teste dabei nicht nur den Beamer, sondern auch HDMI-Adapter, WLAN, Presenter und die Übungsdateien.
- Wie viel Catering braucht man für eine Excel-Schulung?
- Stelle für jede Person während einer ganztägigen Schulung Wasser sowie Kaffee oder Tee für mehrere Pausen bereit und bestelle Mittagessen für die bestätigte Teilnehmerzahl. Berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche mindestens 5 Werktage vor dem Termin.
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