Organiser une formation Excel sans rien oublier
Une formation Excel réussie se prépare bien avant l’arrivée des participants. Il faut réserver la salle, structurer le programme, préparer les fichiers d’entraînement et vérifier chaque poste informatique. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations pratiques doivent être suivis séparément pour éviter les oublis de dernière minute. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, de la planification du contenu jusqu’à l’installation de la salle et à l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu de formation
Établir le programme d’entraînement
Créer la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Élaborer le support de formation
Préparer les fichiers d'entraînement
Finaliser la présentation
Préparer les certificats
Commander le catering
Confirmer la présence
Vérifier la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Charger les ordinateurs portables
Préparer les badges et l'inscription
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager les postes de travail
3 personnes
Installer l’écran de présentation
2 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le déjeuner et le dîner
3 personnes
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Expliquer les objectifs de l’entraînement
Présenter les bases d’Excel
Animer les exercices
2 personnes
Assurer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Expliquer les formules et les fonctions
Servir le dîner
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Démontrer les tableaux croisés dynamiques
Encadrer l’exercice d’entraînement
2 personnes
Prévoir une courte pause
Aborder les questions et les cas pratiques
Remettre les certificats
Distribuer les formulaires de feedback
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter les postes de travail
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Traiter les retours
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 24
- Table d'inscription
- Portant à vêtements
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 20
- Souris d’ordinateurqté 20
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable de présentation
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs HDMIqté 3
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 6
- Présentateur sans fil
- Routeur wifi
Présentation
- Paperboard
- Feuilles de paperboard
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 6
- Effaceur pour tableau blanc
- Blocs-notesqté 24
- Stylos à billeqté 30
- Dossiers d’entraînementqté 24
- Badges nominatifsqté 24
- Classeurs de certificatsqté 24
Vaisselle
- Tasses à caféqté 30
- Verres à eauqté 30
- Assiettes de dînerqté 30
- Couvertsqté 30
- Saladiers de serviceqté 6
- Louchesqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Bacs de rangementqté 6
Catering
- Distributeurs de boissonsqté 2
- Plateaux de serviceqté 6
- Laitier à caféqté 2
- Sucriersqté 2
- Porte-serviettesqté 4
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Aspirateur
- Kit de lavage
- Gants de nettoyageqté 4
Éclairage
- Lampes de bureauqté 8
Conseils
- Commencez par bloquer la salle et le programme, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les réponses et ajuster le groupe.
- Testez les fichiers d’entraînement sur les ordinateurs prévus avant le jour J. Vérifiez notamment les versions d’Excel, les droits d’accès et la présence d’une souris pour chaque poste.
- Préparez les supports, les badges et les certificats au plus tard la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute ou les erreurs de saisie.
- Contrôlez la technique dans la salle avant l’arrivée du groupe : vidéoprojecteur, écran, câbles HDMI, adaptateurs, multiprises et connexion Wi-Fi. Gardez au moins un adaptateur et une rallonge de rechange.
- Organisez les repas à partir des confirmations de présence et des besoins alimentaires recueillis. Installez le café, le thé, l’eau et la vaisselle avant l’accueil afin de ne pas interrompre le début de la formation.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une formation Excel ?
- Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la formation. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement pour confirmer les effectifs, les besoins alimentaires et le catering.
- Combien d’ordinateurs faut-il prévoir pour une formation Excel ?
- Prévoyez un ordinateur portable par participant, plus un ordinateur dédié à la présentation. Ajoutez si possible 1 poste de secours pour remplacer rapidement un appareil défaillant.
- Quand tester le matériel d’une formation Excel ?
- Faites un premier test 2 à 3 jours avant, puis une vérification finale le matin même. Contrôlez la projection, le son si nécessaire, les câbles, les adaptateurs, les multiprises et le routeur Wi-Fi.
- Quand préparer les supports et les certificats ?
- Finalisez les supports de formation et les fichiers d’exercice au moins 3 jours avant. Préparez les badges et les certificats la veille, puis placez-les sur la table d’inscription avant l’arrivée des participants.
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