Checklist para organizar una Celebración del Día del Rey
Una Celebración del Día del Rey necesita más que banderas naranjas y música. Hay que cerrar a tiempo el programa, las inscripciones, el local, los proveedores y la distribución de voluntarios. Después vienen las compras, las preferencias dietéticas, el transporte y el montaje de mesas, carpas, decoración y sonido. Esta checklist reúne 52 tareas y 49 materiales en el orden práctico en que conviene prepararlos, para que los últimos días no se conviertan en una carrera.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Publicar la fecha y el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la lista definitiva de invitados
Confirmar acuerdos con proveedores
Gestionar el local y la llave
Preparar el programa musical
2 personas
Registrar las actividades de juego
2 personas
Asignar voluntarios
Imprimir la lista de contactos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Empaquetar los alérgenos por separado
2 personas
Comprobar el material
2 personas
Cargar el transporte
3 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas y bancos
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar los materiales del juego
3 personas
Montar el bufé y la barra
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar los equipos de seguridad
2 personas
Realizar la revisión final del recinto
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Anunciar el programa
Coordinar las actividades del juego
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Proporcionar la música
Encender la luz
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Guardar el material en seco
2 personas
Contar el inventario
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de cervezacant. 6
- Bancos de cervezacant. 12
- Carpas de fiestacant. 3
- Taburetes de barcant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Banderas de Países Bajoscant. 8
- Guirnaldas de banderines naranjascant. 10
- Globos naranjascant. 100
- Mantelescant. 12
- Bomba de globoscant. 2
- Bridascant. 100
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoz Bluetooth
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Jarras medidorascant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de trabajo LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de reciclajecant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 20
- Guantes de gomacant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 2
Material de juego
- Sets de lanzamiento de aroscant. 2
- Sacos para carreras de sacoscant. 12
- Sets de tizas para la aceracant. 4
- Cuerdas para tira y aflojacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Publica la fecha y el programa con varias semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones. Así puedes preparar una lista definitiva de invitados y calcular mesas, sillas, vasos y comida sin trabajar con estimaciones.
- Pide las preferencias dietéticas al registrarse y confirma los datos antes de comprar. Empaqueta los alimentos con alérgenos por separado y mantén esa separación también durante el servicio.
- Asigna voluntarios antes de la semana del evento, con una persona responsable de cada zona: recepción, actividades, comida, sonido y cierre. Imprime la lista de contactos para que nadie dependa del móvil cuando empiece el montaje.
- Comprueba el pronóstico del tiempo unos días antes y vuelve a revisarlo el día anterior. Si se esperan cambios, decide con antelación dónde colocar las carpas, las neveras portátiles y el equipo eléctrico, y protege los enrollacables y las regletas de la humedad.
- Carga el transporte siguiendo el orden de montaje: primero mesas, sillas y carpas; después decoración, vajilla y cocina; por último sonido y bebidas. En el recinto, inspecciona el espacio antes de montar y prueba los altavoces, micrófonos y conexiones antes de que lleguen los invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar el Día del Rey?
- Empieza al menos 6 semanas antes para publicar el programa, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones. Deja la última semana para confirmar proveedores, voluntarios, compras y previsión meteorológica.
- ¿Cuándo debo cerrar la lista de invitados?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes de la celebración. Necesitas ese margen para ajustar la compra, separar los alérgenos y preparar la distribución de mesas, sillas, vasos y comida.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una Celebración del Día del Rey?
- Asigna como mínimo una persona para recepción, otra para las actividades, otra para comida y otra para sonido y montaje. Añade una persona coordinadora si el programa tiene varios turnos o zonas simultáneas.
- ¿Cuándo se montan la decoración y el equipo de sonido?
- Haz la inspección del recinto y monta mesas, sillas y carpas antes de colgar banderas, guirnaldas y globos. Conecta y prueba el sonido al menos 60 minutos antes de la llegada de los invitados.
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