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Gartenmesse organisieren: die praktische Checkliste

Bei einer Gartenmesse müssen Aussteller, Besucherführung und Infrastruktur gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Datum und Programm fest, melde die Messestände an und teile das Gelände frühzeitig ein. Danach folgen Genehmigungen, Park- und Geländeplan, Beschilderung sowie die Abstimmung mit Standbetreibern und Lieferanten. Kurz vor dem Termin prüfst du Wetter, Einkauf, Technik und Aufbau. So erkennst du Engpässe bei Zelten, Strom, Sitzplätzen und Geschirr, bevor die ersten Besucher eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmer einladen

    2 Personen

  • Messestände anmelden

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferanten bestätigen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Geländeplan erstellen

    2 Personen

  • Aussteller einteilen

    2 Personen

  • Parkplan vorbereiten

  • Beschilderung entwerfen

  • Programmtafeln erstellen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Standbetreiber informieren

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Dekoration vorbereiten

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Standplätze markieren

    2 Personen

  • Stromanschlüsse sicher verlegen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Markttische nummerieren

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Registrierungsliste bereitlegen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Messestände prüfen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Beleuchtung einschalten

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Kasse und Registrierung schließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Beleuchtung abkoppeln

    2 Personen

  • Teller und Abfallbehälter entfernen

    2 Personen

  • Ort sauber übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 18
  • BistrotischeAnz. 8
  • StühleAnz. 90
  • BarhockerAnz. 12
  • Empfangstresen
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • SchirmständerAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 160
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Tonmischpult
  • KassenboxenAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 16

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • KreidetafelnAnz. 8
  • BlumentöpfeAnz. 12
  • TischläuferAnz. 18
  • NamensschildhalterAnz. 30
  • WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • AußenlampenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 10

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 8
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HandtuchspenderAnz. 4

Gartenmaterial

  • GartenschautischeAnz. 6
  • PflanztischeAnz. 8
  • PflanzenstufenAnz. 4
  • GießkanneAnz. 4
  • GartenschläucheAnz. 2
  • SchubkarrenAnz. 2
  • RechenAnz. 2
  • SchaufelAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • KabelmattenAnz. 12
  • ArbeitshandschuheAnz. 8
  • SchirmständerAnz. 4

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane Standflächen, Wege und Stromanschlüsse nicht erst am Aufbautag. Markiere jeden Platz auf dem Geländeplan und lege Verlängerungskabel so, dass keine Stolperstellen entstehen.
  • Sende Standbetreibern den Geländeplan, ihre Standnummer und die Ankunftszeit spätestens eine Woche vor der Messe. So lassen sich Rückfragen und verspätete Aufbauten besser auffangen.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und entscheide dann über Partyzelte, Schirmständer, zusätzliche Sicherung und einen trockenen Platz für empfindliche Materialien.
  • Rechne bei Kaffee und Wasser nicht nur mit den Ausstellern. Stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Wasserkannen und wiederverwendbare Gläser vor dem Einlass an den vorgesehenen Stellen bereit.
  • Kontrolliere am Vorabend Beschilderung, Programmtafeln, Kassenboxen, Lautsprecher und Mikrofon. Ein Funktionstest mit Tonmischpult und Stromversorgung dauert wenige Minuten und verhindert Ausfälle während des Programms.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Gartenmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Ausstelleranmeldung. Genehmigungen, Lieferanten und Standaufteilung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann sollte der Geländeplan für eine Gartenmesse fertig sein?
Erstelle einen ersten Plan etwa 6 Wochen vorher und bestätige die endgültige Version 2 Wochen vor der Messe. Teile Standplätze, Parkflächen, Wege, Sitzbereiche und Stromanschlüsse eindeutig ein.
Was muss ich bei schlechtem Wetter für eine Gartenmesse vorbereiten?
Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und halte Partyzelte, sichere Schirmständer sowie einen geschützten Materialbereich bereit. Plane zusätzlich mindestens einen trockenen Platz für Technik, Geschirr und Kassenboxen ein.
Wann soll die Technik bei einer Gartenmesse getestet werden?
Teste Lautsprecher, Mikrofon, Tonmischpult und Stromanschlüsse am Vorabend. Am Veranstaltungstag genügt dann eine kurze Kontrolle etwa 60 Minuten vor dem Einlass.

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