Checklist para organizar la Feria de Empleo Sanidad

Una feria de empleo sanitaria reúne a organizaciones, candidatos, ponentes y talleres en un mismo día. Para que funcione, hay que cerrar primero la fecha, el lugar y la participación de los expositores; después se coordinan el plano, el programa y las inscripciones. En la última semana suelen quedar pendientes la señalización, las acreditaciones, las pruebas técnicas y el catering. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a no dejar esos detalles para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Reservar el lugar
Contactar con los expositores
2 personas
Registrar las organizaciones participantes
2 personas
Hacer el plano de los stands
Elaborar el programa
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Repartir flyers
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Solicitar el resumen de vacantes
2 personas
Confirmar presentaciones y talleres
Preparar la lista de registro
Crear tarjetas con nombre para los expositores
2 personas
Diseñar la señalización
Crear certificados para los ponentes
Reunir material de presentación
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Pedir el catering
Comprobar los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar el material del stand
4 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores hasta sus stands
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Registrar la asistencia de los expositores
Dar el discurso de apertura
Guiar las entrevistas de trabajo
3 personas
Coordinar la sala del taller
2 personas
Anunciar presentaciones
Dar soporte técnico a las presentaciones
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Reponer el material informativo
Anunciar el cierre
Despedir a los expositores
2 personas

Seguimiento

Recoger el material del stand
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la señalización
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Archivar los datos de asistencia
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 80
Mostrador de registro
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilescant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófono
Altavocescant. 2
Cargadores de teléfono móvilcant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3
Pinzascant. 6
Bandejas de servircant. 10
Papeleracant. 8

Comunicación

Portanombrescant. 40
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 100
Bloc de notascant. 100
Programascant. 250
Carteles de señalizacióncant. 12
Pegatinas de flechascant. 40
Pulseras de colorescant. 300

Decoración

Mantelescant. 18
Banners de standcant. 12
Telones de fondocant. 6
Masilla adhesivacant. 6
Pinzas de la ropacant. 50

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el lugar antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 6 semanas para confirmar organizaciones, preparar el plano de los stands y publicar el formulario.
Pide a cada expositor un resumen de sus vacantes y confirma las presentaciones y talleres como mínimo 10 días antes. Así puedes terminar el programa y comunicar horarios fiables a los asistentes.
Prepara el registro y los portanombres en la semana anterior. Lleva una lista impresa y otra digital, y reserva un mostrador de registro con espacio suficiente para atender a varias personas a la vez.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátiles, proyector, pantalla, cables HDMI, alargadores, regletas, micrófono y altavoces. Comprueba cada presentación en el equipo que se utilizará durante la feria.
Confirma el número de asistentes y sus preferencias dietéticas al pedir el catering. Revisa los materiales, compra lo que falte y enfría los productos refrigerados antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo sanitaria?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, contactar con los expositores, abrir inscripciones y cerrar el programa sin tener que improvisar.
¿Cuándo debo confirmar a los expositores de una feria de empleo?: Intenta confirmar las organizaciones participantes al menos 4 semanas antes. Solicita después sus vacantes, necesidades de stand y posibles ponencias, y deja todo cerrado 10 días antes del evento.
¿Qué hay que preparar el día antes de la feria?: Haz la prueba técnica completa, termina la señalización, prepara la lista de registro y coloca los materiales de presentación. El catering y los productos refrigerados deben quedar revisados y enfriándose antes del inicio.
¿Cuándo se abre la inscripción para una feria de empleo?: Publica el formulario unas 4 semanas antes y mantén las inscripciones abiertas hasta 2 o 3 días antes, si el aforo lo permite. Usa los datos finales para ajustar el catering y recoger las preferencias dietéticas.

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