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Jobmesse Pflege organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jobmesse Pflege braucht früh klare Zusagen: von der Location und den Öffnungszeiten bis zu den teilnehmenden Organisationen und deren Stellenangeboten. Plane Standflächen, Vorträge und Workshops, bevor du Einladungen und Anmeldungen veröffentlichst. In den letzten Tagen zählen bestätigte Aussteller, Namensschilder, Technik und Verpflegung. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und den Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Teilnehmende Organisationen festhalten

    2 Personen

  • Standplan erstellen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Flyer verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Stellenübersicht anfordern

    2 Personen

  • Vorträge und Workshops bestätigen

  • Anmeldeliste vorbereiten

  • Namensschilder für Aussteller erstellen

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Zertifikate für Referenten erstellen

  • Präsentationsmaterial sammeln

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kühlprodukte kühlen

    2 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standmaterialien bereitstellen

    4 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    2 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu den Ständen begleiten

    2 Personen

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Anwesenheit der Aussteller erfassen

  • Eröffnungsrede halten

  • Vorstellungsgespräche begleiten

    3 Personen

  • Workshopraum betreuen

    2 Personen

  • Präsentationen ankündigen

  • Präsentationen technisch unterstützen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Informationsmaterial auffüllen

  • Abschluss ankündigen

  • Aussteller verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standmaterial sammeln

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Beschilderung entfernen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien lagern

    2 Personen

  • Anwesenheitsdaten archivieren

  • Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 18
  • StühleAnz. 80
  • Registrierungstheke
  • HockerAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 3
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • HandyladegeräteAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 10
  • AbfallbehälterAnz. 8

Kommunikation

  • NamensschildhalterAnz. 40
  • KlemmbretterAnz. 8
  • StifteAnz. 100
  • NotizblöckeAnz. 100
  • ProgrammhefteAnz. 250
  • WegweiserAnz. 12
  • PfeilaufkleberAnz. 40
  • Farbige ArmbänderAnz. 300

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 18
  • StandbannerAnz. 12
  • HintergrundtücherAnz. 6
  • KleberAnz. 6
  • WäscheklammernAnz. 50

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Hole die Stellenübersichten der teilnehmenden Organisationen spätestens zwei bis drei Wochen vor der Messe ein. So kannst du Programm, Beschilderung und Anmeldeinformationen rechtzeitig fertigstellen.
  • Erstelle den Standplan erst, wenn die Aussteller verbindlich bestätigt sind. Plane dabei nicht nur Tische und Stühle, sondern auch Laufwege, Registrierungstheke und ausreichend Platz für Vorträge.
  • Teste Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon, Lautsprecher, Laptops und HDMI-Kabel mindestens einen Tag vorher gemeinsam. Lege außerdem Verlängerungskabel und Handyladegeräte am Veranstaltungsort bereit.
  • Bereite Anmeldeliste, Namensschildhalter und Klemmbretter am Vorabend vor. Erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Catering, sondern direkt bei der Anmeldung und leite die finale Zahl spätestens drei Tage vorher weiter.
  • Kühle Kühlprodukte rechtzeitig und verteile Kaffee, Wasser und Geschirr auf mehrere Servierstellen. Prüfe vor dem Einlass außerdem Abfallbehälter, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen und Serviertabletts.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jobmesse Pflege planen?
Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Termin, Öffnungszeiten und Location. Für die Ansprache von Ausstellern, Programmplanung und Werbung bleiben dann mehrere Wochen Zeit.
Wann sollte man die Aussteller einer Jobmesse bestätigen?
Bestätige die Standbetreiber spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin. Danach kannst du Standplan, Namensschilder, Stellenübersicht und Beschilderung verbindlich fertigstellen.
Wann muss das Catering für eine Jobmesse bestellt werden?
Bestelle das Catering spätestens sieben Tage vorher und übermittle die endgültige Personenzahl sowie Ernährungswünsche drei Tage vor der Messe. Kühlprodukte sollten am Veranstaltungstag frühzeitig gekühlt werden.
Wie lange vor Beginn sollte man die Technik einer Jobmesse testen?
Führe den vollständigen Techniktest mindestens 24 Stunden vor Beginn durch. Prüfe dabei Präsentationen, Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel gemeinsam vor Ort.

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