Checklist pour organiser un Salon de l’emploi Santé

Un Salon de l’emploi Santé demande une coordination précise entre les établissements, les recruteurs, les intervenants et les visiteurs. Commencez par fixer la date, réserver le lieu et confirmer les organisations participantes, puis construisez le plan des stands et le programme. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les offres d’emploi doivent être suivis dans un même tableau. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à ne pas laisser la technique, la signalétique ou l’accueil au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Réserver le lieu
Contacter les exposants
2 personnes
Définir les organisations participantes
2 personnes
Créer le plan des stands
Établir le programme
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les flyers
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Demander l'aperçu des offres d'emploi
2 personnes
Confirmer les présentations et les ateliers
Préparer la liste d’inscription
Créer des badges nominatifs pour les exposants
2 personnes
Concevoir la signalétique
Créer des certificats pour les intervenants
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Commander le catering
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Préparer le matériel du stand
4 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs stands
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Enregistrer la présence des exposants
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les entretiens d'embauche
3 personnes
Encadrer la salle d’atelier
2 personnes
Annoncer les présentations
Assurer le support technique des présentations
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Ravitaillement en matériel d’information
Annoncer la clôture
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de stand
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Archiver les données de présence
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Comptoir d'inscription
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphone
Haut-parleursqté 2
Chargeurs de téléphone portableqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Pincesqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Poubellesqté 8

Communication

Porte-nomsqté 40
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100
Brochures du programmeqté 250
Panneaux de signalisationqté 12
Autocollants de flèchesqté 40
Bracelets de couleurqté 300

Décoration

Nappesqté 18
Bannières de standqté 12
Toiles de fondqté 6
Colle repositionnableqté 6
Pinces à lingeqté 50

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les horaires au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Réservez rapidement un lieu assez grand pour les tables, les chaises, les portants et les espaces de présentation.
Contactez les exposants dès que le lieu est confirmé, puis demandez leur aperçu des offres d’emploi au plus tard 3 semaines avant l’événement. Vous pourrez ainsi finaliser le plan des stands et la communication.
Ouvrez les inscriptions 4 à 6 semaines avant le Salon et relancez les personnes qui n’ont pas indiqué leurs besoins alimentaires. Préparez ensuite une liste d’inscription imprimée et des badges nominatifs pour les exposants.
Testez les ordinateurs portables, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises, le microphone et les haut-parleurs au moins 48 heures avant l’ouverture. Prévoyez aussi les chargeurs de téléphone pour éviter les interruptions pendant les échanges.
Commandez le catering après avoir arrêté le nombre de participants et vérifiez les quantités 5 à 7 jours avant. Le jour précédent, mettez les produits réfrigérés au frais et regroupez la vaisselle, les thermos, les machines à café, les glacières et les poubelles par zone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Salon de l’emploi Santé ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les exposants, publier les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et préparer le programme.
Quand contacter les exposants pour un Salon de l’emploi Santé ?: Contactez-les dès que la date et le lieu sont fixés, de préférence 8 semaines avant l’événement. Demandez une confirmation définitive et leur aperçu des offres d’emploi environ 3 semaines avant l’ouverture.
Quand ouvrir les inscriptions des visiteurs ?: Publiez le formulaire 4 à 6 semaines avant le Salon. Arrêtez la liste principale quelques jours avant l’événement, tout en gardant une version actualisée pour les inscriptions sur place.
Quand tester la technique pour un Salon de l’emploi Santé ?: Effectuez un premier test au moins 48 heures avant l’ouverture, puis vérifiez à nouveau les branchements le matin même. Testez chaque ordinateur, le vidéoprojecteur, le microphone, les haut-parleurs et les câbles utilisés pour les présentations.

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