Checklist para organizar una feria sin dejar cabos sueltos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra los permisos y la distribución de la calle antes de invitar a los expositores. Si cambias la ubicación de los puestos después, tendrás que rehacer la numeración, la señalización y la información de aparcamiento.
• Pide las inscripciones con una fecha límite de 7 a 10 días antes de la feria. Aprovecha ese formulario para recoger preferencias dietéticas y confirmar qué necesita cada expositor para su puesto.
• Envía a los expositores la ruta de acceso, el aparcamiento, el número de puesto y el horario de montaje al menos 5 días antes. Así reduces llamadas de última hora y evitas que varios vendedores lleguen a la vez al mismo punto.
• Haz el montaje por zonas: primero barreras y carpas, después mesas y sillas, y al final decoración, mostrador de información y carteles. Reserva como mínimo 2 horas antes de la apertura para conectar la corriente y asegurar todos los cables.
• Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del evento. Ten listas las carpas, las alfombrillas para cables, los extintores y el botiquín antes de que lleguen los visitantes, no durante la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, lugar, permisos y distribución. Deja cerradas las inscripciones y reservas al menos 7 días antes, y dedica las últimas 48 horas a la previsión del tiempo y al material.

¿Cuándo debo enviar la información a los expositores?

Envíala como mínimo 5 días antes de la feria. Incluye el número de puesto, la ruta de acceso, el aparcamiento, el horario de montaje y cualquier requisito de corriente o mobiliario.

¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria?

Calcula al menos 2 horas para colocar barreras, carpas, mesas, sillas, señalización y decoración. Añade tiempo suficiente para conectar la corriente, proteger los cables y comprobar que cada puesto está correctamente marcado.

¿Qué hay que revisar el día antes de una feria?

Revisa la previsión meteorológica, las inscripciones, las reservas, los materiales y la información enviada a los expositores. Comprueba también que tienes carpas, cables, regletas, alfombrillas, extintores y botiquín preparados.

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