Checklist para organizar una feria sin olvidar nada

Organizar una feria exige coordinar puestos, proveedores, permisos, pagos y circulación antes de que llegue el público. Empieza fijando la fecha y el lugar, y confirma pronto los requisitos legales, el seguro y los puntos de electricidad. Después distribuye los espacios, recoge la información de vendedores y prepara la comunicación del día. Esta checklist te ayuda a avanzar por fases y a detectar lo que suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Contactar a los proveedores
2 personas
Invitar a los vendedores del mercado
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reunir información sobre alérgenos
Hacer reservas
Hacer el plano
2 personas
Coordinar la ruta del tráfico
2 personas
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Gestionar el contacto de primeros auxilios
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Seguir la previsión del tiempo
Recordar a los expositores
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Preparar paquetes para los expositores
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar las barreras
4 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar puestos de mercado
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar los cables de alimentación
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Preparar puntos de residuos
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas

Evento

Atender las cajas
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Dar la bienvenida a los expositores
2 personas
Atender el punto de información
2 personas
Registrar objetos perdidos
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Reponer artículos de higiene
Apoyar a los expositores
2 personas
Comprobar la plaza y las rutas de paso
2 personas
Encender la iluminación
Anunciar la última ronda de ventas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas

Seguimiento

Cerrar las cajas
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Guardar los restos de forma segura
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar los cables de alimentación
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Guardar el material de venta
2 personas
Gestionar los pagos pendientes
2 personas
Agradecer a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 30
Carpas de fiestacant. 8
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mesas de cajacant. 2
Papeleracant. 12
Percheroscant. 8
Perchascant. 100
Cajas de almacenamientocant. 20
Sombrillascant. 4

Equipo

Terminales de pagocant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Megáfono de mano
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Arcos de globoscant. 3
Mantelescant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Paneles informativoscant. 6
Números de standcant. 30
Pizarrascant. 10
Rotuladores de tizacant. 12

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Alfombrillas para cablescant. 12
Conos de tráficocant. 16
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Termoscant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzascant. 8
Tijerascant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Bandejas de aluminiocant. 30
Recipientes herméticoscant. 20

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Fregonascant. 6
Botellas de spray de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y los permisos antes de invitar a los vendedores. Reserva también margen para comprobar el seguro y cualquier condición específica del lugar.
No esperes a la semana de la feria para asignar los puestos. Haz el plano con antelación, numera cada espacio e informa a cada expositor de su ubicación, horario de llegada y necesidades eléctricas.
Recoge las preferencias dietéticas y la información sobre alérgenos durante la inscripción. Entrega esos datos a los responsables correspondientes y prepara paneles informativos visibles para el público.
Calcula la electricidad por zonas, no solo el número total de enchufes. Comprueba cables alargadores, regletas y enrollacables, y deja baterías externas para terminales de pago y comunicaciones.
Haz una inspección final del recinto el día anterior o la misma mañana. Revisa barreras, ruta del tráfico, iluminación, papeleras, cajas registradoras y los paquetes preparados para los expositores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar fecha, lugar, permisos, seguro y proveedores. Deja las últimas 2 semanas para confirmar vendedores, voluntarios, plano, compras y previsión del tiempo.
¿Qué permisos hacen falta para organizar una feria?: Depende del recinto y de la actividad, así que consulta los requisitos locales al reservar el lugar. Hazlo al menos 8 semanas antes y confirma también el seguro y las condiciones para instalar puestos, carpas y equipos eléctricos.
¿Cuándo hay que asignar los puestos de una feria?: Asigna los espacios cuando se cierren las inscripciones, idealmente entre 2 y 3 semanas antes. Envía entonces el plano, el número de stand, el horario de montaje y las instrucciones de acceso a cada vendedor.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria?: Calcula como mínimo 1 voluntario por cada 10 puestos durante el montaje y otro por cada zona de acceso o circulación. Añade un responsable general y cubre turnos de 3 a 4 horas para evitar puestos de control sin relevo.

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