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Flohmarkt organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Flohmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Ort, Datum und Genehmigungen klären, dann Händler anmelden und Standplätze planen. Spätestens einige Wochen vorher müssen Verkehrswege, Helfer, Strom und Erste Hilfe feststehen. Kurz vor dem Termin geht es um Erinnerungen, Kassen, Ausstellerpakete und die Kontrolle des Geländes. Diese Checkliste bündelt 71 Aufgaben und 59 benötigte Dinge für Vorbereitung, Aufbau und Durchführung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Versicherung prüfen

  • Lieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Markthändler einladen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Allergeninformationen sammeln

  • Reservierungen vornehmen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Verkehrsroute abstimmen

    2 Personen

  • Standbetreiber informieren

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Kontakt organisieren

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Wettervorhersage verfolgen

  • Standbetreiber erinnern

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Kassen vorbereiten

    2 Personen

  • Pakete für Aussteller zusammenstellen

    2 Personen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Absperrungen aufstellen

    4 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Marktstände aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stromkabel anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Abfallstellen bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Kassen besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Aussteller willkommen heißen

    2 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Toilettenartikel auffüllen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Platz und Laufwege kontrollieren

    2 Personen

  • Beleuchtung einschalten

  • Letzte Verkaufsrunde ankündigen

  • Besucher sicher abreisen lassen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

  • Reste sicher verstauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Marktstände abbauen

    6 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Stromkabel entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Verkaufsmaterial verstauen

    2 Personen

  • Offene Zahlungen bearbeiten

    2 Personen

  • Aussteller bedanken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 30
  • PartyzelteAnz. 8
  • KlappischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 12
  • KassentischeAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 8
  • KleiderbügelAnz. 100
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20
  • SonnenschirmeAnz. 4

Ausstattung

  • KartenterminalsAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • Handmegafon
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonbögenAnz. 3
  • TischdeckenAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 6
  • StandnummernAnz. 30
  • KreidetafelnAnz. 10
  • KreidestifteAnz. 12

Sicherheit

  • AbsperrgitterAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 12
  • VerkehrskegelAnz. 16
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • SicherheitswestenAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 500
  • KaffeetassenAnz. 120
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 8
  • ScherenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 24
  • AluminiumschalenAnz. 30
  • FrischhaltedosenAnz. 20

Reinigung

  • BesensetsAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 30
  • WischmopsAnz. 6
  • HandsprühflaschenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Standplätze nicht erst am Veranstaltungstag. Erstelle nach Ende der Anmeldefrist einen Lageplan mit Standnummern und informiere jeden Standbetreiber rechtzeitig über Platz, Zufahrt und Aufbauzeit.
  • Kläre Genehmigungen, Versicherung und Verkehrsroute möglichst mehrere Wochen vor dem Flohmarkt. Besonders gesperrte Wege, Zufahrten und Stromanschlüsse werden oft zu spät abgestimmt.
  • Rekrutiere Helfer mit festen Schichten und Aufgaben. Für Aufbau, Einweisung, Kassen, Erste Hilfe und Abbau brauchst du mindestens eine schriftliche Einteilung, damit am Morgen niemand suchen muss.
  • Prüfe Kartenterminals, Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Powerbanks spätestens am Vortag. Teste alle Stromwege vor dem Aufbau und sichere Kabel so, dass keine Stolperstellen entstehen.
  • Beobachte die Wettervorhersage ab drei Tagen vorher und entscheide rechtzeitig über Partyzelte, Sonnenschirme, Beleuchtung und zusätzliche Abfallbehälter. Am Veranstaltungstag sollte das Gelände vor der ersten Anreise vollständig kontrolliert sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Flohmarkt anmelden?
Beginne mit Ort, Datum und Genehmigungen mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Die Händleranmeldung kann anschließend mit einer festen Frist von etwa 2 bis 4 Wochen vor dem Termin laufen.
Wie plane ich die Standplätze auf einem Flohmarkt?
Erstelle den Lageplan, sobald die Anmeldungen abgeschlossen sind, meist 1 bis 2 Wochen vor dem Flohmarkt. Vergib Standnummern, halte Verkehrs- und Rettungswege frei und schicke jedem Anbieter seinen Platz vorab.
Wie viele Helfer braucht ein Flohmarkt?
Teile mindestens eine Person für die Einweisung, eine für Kasse oder Information und eine für Erste Hilfe beziehungsweise Notfälle ein. Bei größeren Flächen kommen zusätzliche Helfer für Aufbau, Verkehrswege und Abbau hinzu; plane feste Schichten von 2 bis 4 Stunden.
Was muss am Tag vor dem Flohmarkt erledigt sein?
Bereite Kassen, Ausstellerpakete, Standnummern, Wegweiser und Materialien vor und prüfe Strom, Wetterlage und Gelände. Spätestens am Vorabend sollten auch die Standbetreiber erinnert und alle Helferschichten bestätigt sein.

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