Checklist para organizar una feria sin olvidar lo esencial

Organizar una feria requiere coordinar permisos, puestos, proveedores, voluntarios y visitantes mucho antes del día del evento. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico, desde fijar la fecha y el lugar hasta comprobar el material y comprar bebidas y hielo. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como el plan de tráfico, los residuos, las preferencias dietéticas y la prueba del dispositivo de pago. Úsala como guía de seguimiento y marca cada punto cuando esté cerrado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar permiso
Comprobar el seguro
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Desarrollar el plan de residuos
Hacer el plano de los establos
2 personas
Seleccionar proveedores
2 personas
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Diseñar carteles de ruta
Hacer los premios y las reglas del puesto
Elaborar la lista de contactos
Preparar el efectivo
Probar el dispositivo de pago
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar el inventario de material
2 personas
Encargar la lista de la compra
Comprar bebidas y hielo
2 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Cortar la calle
4 personas
Recibir entregas
3 personas
Montar los puestos
8 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Numerar los puestos
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar el catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Revisar las presentaciones de los puestos
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir las cajas registradoras
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Atender los puestos
10 personas
Servir la comida
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer la comida
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Registrar objetos perdidos
Mantener libres los pasillos tranquilos
2 personas
Depositar los pagos en efectivo
2 personas
Anunciar la última venta
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar las cajas registradoras
2 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Desmontar los puestos
8 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar la calle
4 personas
Retirar el cierre de la calle
4 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Retirar residuos mixtos
2 personas
Hacer el cierre de caja
2 personas
Devolver objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 30
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 24
Mesas de cervezacant. 8
Percheroscant. 10
Bandejas de plásticocant. 20
Manteles para mesascant. 20
Pesos para carpascant. 60
Carros de transportecant. 4

Equipo

Terminales de pagocant. 3
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Jarras térmicascant. 6
Cajas térmicascant. 4
Linternas de manocant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharones de servircant. 12
Tijerascant. 12
Tablas de cortarcant. 6

Cocina

Cuchilloscant. 12
Bandejascant. 20
Bandejas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 4
Pinzascant. 12
Tablas de cortarcant. 6
Placas refrigerantescant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 3
Manteles para puestoscant. 30
Carteles con número de standcant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Tiza para aceracant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 12
Bateríascant. 48

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Escobacant. 4
Contenedores de basuracant. 4
Paños de microfibracant. 20
Cuboscant. 6
Guantes de gomacant. 12

Seguridad

Vallas de separacióncant. 20
Conos de tráficocant. 20
Chalecos reflectantescant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: confirma fecha y lugar, solicita los permisos, revisa el seguro y prepara los planes de tráfico y residuos antes de contratar proveedores.
Abre las inscripciones con una fecha límite clara, idealmente 2 semanas antes. Así puedes cerrar el número de participantes, recoger preferencias dietéticas y ajustar compras, puestos y personal.
No dejes la distribución de los puestos para la última semana. Prepara el plano de los establos y comunica a cada responsable dónde se instala, qué soporte recibe y a qué hora debe llegar.
Asigna voluntarios por turnos de 2 a 3 horas y entrega una lista de contactos. Incluye responsables para los puestos, el recorrido, los pagos, las bebidas y la recogida de residuos.
Haz una comprobación final 24 horas antes: previsión meteorológica, inventario de material, efectivo, terminales de pago, cables, pesos para las carpas, bebidas, hielo y equipos de café.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, el plan de tráfico y las reservas de proveedores pueden tardar varias semanas y deben cerrarse antes de abrir las inscripciones.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una feria?: Cierra el formulario aproximadamente 2 semanas antes del evento. Ese plazo permite confirmar participantes, preferencias dietéticas, responsables de puestos, voluntarios y cantidades de compra.
¿Cuántos voluntarios necesito para una feria?: Calcula al menos una persona responsable por cada puesto y añade turnos de 2 a 3 horas para pagos, bebidas, orientación y residuos. Ajusta el número final al total de puestos y al horario de apertura.
¿Cuándo hay que comprar las bebidas y el hielo?: Compra las bebidas entre 1 y 3 días antes, según el espacio de almacenamiento, y encarga el hielo para el mismo día o la víspera. Comprueba antes la previsión, el número de inscritos y la capacidad de las neveras portátiles y cajas térmicas.

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