Organiser une braderie sans rien oublier

Une braderie demande plus qu’une date et quelques tables. Il faut obtenir les autorisations, organiser la circulation, confirmer les exposants et prévoir le matériel de chaque stand. Cette checklist regroupe les 74 tâches du projet, des premières réservations au rangement final, ainsi que les 57 fournitures à prévoir. Utilise-la dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute, notamment les poids de stand, les rallonges, la monnaie et les boissons fraîches.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander une autorisation
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Élaborer le plan de gestion des déchets
Faire le plan des écuries
2 personnes
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Informer les exposants
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Concevoir les panneaux d’orientation
Créer les prix et les règles du stand
Établir la liste de contacts
Prévoir de l’argent liquide
Tester le terminal de paiement
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Commander la liste de courses
Acheter les boissons et la glace
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Préparer les caisses
2 personnes
Barricader la rue
4 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Monter les stands
8 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Vérifier les présentoirs des stands
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les caisses
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir les stands
10 personnes
Servir les repas
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la nourriture
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Maintenir les passages dégagés
2 personnes
Déposer les paiements en espèces
2 personnes
Annoncer la dernière vente
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Fermer les caisses
2 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
4 personnes
Démonter les stands
8 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer la rue
4 personnes
Retirer les barrières de rue
4 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
3 personnes
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
Faire la clôture de caisse
2 personnes
Rapporter les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 30
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 24
Tables de bièreqté 8
Portants à vêtementsqté 10
Bacs en plastiqueqté 20
Nappes de tableqté 20
Poids de standqté 60
Chariots de transportqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 3
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 6
Thermoboxesqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères de serviceqté 12
Ciseauxqté 12
Planches à découperqté 6

Cuisine

Couteauxqté 12
Saladiersqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Pincesqté 12
Planches à découperqté 6
Plaques de refroidissementqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 3
Draps de standqté 30
Panneaux de numéro de standqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Craie de trottoirqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 12
Pilesqté 48

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Conteneurs à déchetsqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Seauxqté 6
Gants en caoutchoucqté 12

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Gilets réfléchissantsqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Passe-câblesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date, le lieu et les autorisations : vérifie aussi l’assurance et prépare un plan de circulation avant de confirmer les réservations. Ces éléments peuvent prendre plusieurs semaines.
Ouvre les inscriptions assez tôt pour recueillir les coordonnées, les besoins alimentaires et les informations de chaque exposant. Envoie ensuite un récapitulatif avec les horaires, l’emplacement et les règles du stand.
Prévois au moins une personne référente pour les exposants et répartis les bénévoles par créneaux. Un tableau avec les noms, les heures et les numéros de contact évite les absences non couvertes le matin.
Teste les terminaux de paiement avant l’ouverture et garde de l’argent liquide en petites coupures. Vérifie aussi les rallonges, multiprises et câbles nécessaires avant l’installation des stands.
Consulte la météo 48 heures avant, puis contrôle le stock la veille. Les tentes, poids de stand, glacières, glace, lampes de poche et chariots de transport sont souvent oubliés jusqu’au chargement final.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une braderie ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de demander les autorisations, réserver le mobilier, ouvrir les inscriptions et confirmer les exposants.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une braderie ?: Réserve au moins 3 heures avant l’arrivée du public pour monter les stands, placer les tables et chaises, installer la signalétique et vérifier les branchements. Ajoute 30 minutes pour un dernier contrôle de sécurité.
Que faut-il prévoir pour les exposants d’une braderie ?: Confirme pour chacun l’horaire d’arrivée, l’emplacement, le nombre de tables et les règles de vente. Envoie ces informations au moins 7 jours avant l’événement et garde une liste de contacts imprimée le jour J.
Quand acheter les boissons et la glace pour une braderie ?: Achète les boissons 1 à 2 jours avant et la glace le jour même ou la veille selon les possibilités de stockage. Prépare les glacières et thermos avant l’ouverture afin d’éviter une course pendant l’installation.

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