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Flohmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Flohmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge. Zuerst legst du Datum und Ort fest, klärst Genehmigung, Versicherung und Verkehrsführung und öffnest danach die Anmeldung für Standbetreiber. In den letzten Wochen folgen Standplan, Helfereinteilung, Wegweiser, Regeln und Material. Plane außerdem früh, wie Bargeld, Kartenzahlungen, Abfall, Getränke und ein Wetterumschwung gelöst werden. Die Checkliste führt dich von der ersten Entscheidung bis zum Abbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigung beantragen

  • Versicherung prüfen

  • Verkehrsplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Abfallkonzept ausarbeiten

  • Stallzeichnung erstellen

    2 Personen

  • Lieferanten auswählen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Standbetreiber informieren

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Wegweiser entwerfen

  • Preise und Standregeln erstellen

  • Kontaktliste erstellen

  • Bargeld besorgen

  • Bezahlterminal testen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Materialbestand überprüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste bestellen

  • Getränke und Eis einkaufen

    2 Personen

  • Frische Produkte einkaufen

    2 Personen

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

  • Kassen vorbereiten

    2 Personen

  • Straße absperren

    4 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    3 Personen

  • Stände aufbauen

    8 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Stände nummerieren

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Standpräsentationen prüfen

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Kassen öffnen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Stände besetzen

    10 Personen

  • Essen servieren

    4 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Essen nachfüllen

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände registrieren

  • Ruhige Durchgänge freihalten

    2 Personen

  • Bareinzahlungen tätigen

    2 Personen

  • Letzten Verkauf ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Kassen schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Stände abbauen

    8 Personen

  • Mobiliar zusammensuchen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Straße reinigen

    4 Personen

  • Straßensperre entfernen

    4 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Restmüll entsorgen

    2 Personen

  • Kassenabrechnung machen

    2 Personen

  • Gefundene Gegenstände zurückbringen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 30
  • PartyzelteAnz. 4
  • TischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 24
  • BiertischeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 10
  • KunststoffbehälterAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 20
  • StandgewichteAnz. 60
  • TransportwagenAnz. 4

Ausstattung

  • KartenterminalsAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • ThermokannenAnz. 6
  • ThermoboxenAnz. 4
  • HandlampenAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 180
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ScherenAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 6

Küche

  • MesserAnz. 12
  • SchüsselnAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 12
  • MessbecherAnz. 4
  • ZangenAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KühlplattenAnz. 12

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonsAnz. 150
  • BallonbandAnz. 3
  • StandtücherAnz. 30
  • StandnummernschilderAnz. 30
  • WegweiserAnz. 12
  • KreideAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 12
  • BatterienAnz. 48

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • BesenAnz. 4
  • MüllcontainerAnz. 4
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • EimerAnz. 6
  • GummihandschuheAnz. 12

Sicherheit

  • AbsperrgitterAnz. 20
  • VerkehrskegelAnz. 20
  • WarnwestenAnz. 12
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage die Genehmigung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch, ob für Verkehr, Verkaufsstände oder öffentliche Flächen zusätzliche Vorgaben gelten.
  • Bestätige die Standbetreiber spätestens 10 bis 14 Tage vorher und verschicke dann Standregeln, Aufbauzeit, Standnummer und eine Kontaktmöglichkeit. So kommen Nachfragen nicht erst am Veranstaltungstag.
  • Plane Strom und Wege auf dem Standplan ein: Verlängerungskabel dürfen keine Laufwege kreuzen, und Marktstände, Tische sowie Standgewichte müssen eindeutig zugeordnet sein. Prüfe den Materialbestand mindestens eine Woche vor dem Flohmarkt.
  • Teile Helfer in feste Zeitblöcke von 2 bis 3 Stunden ein und besetze Aufbau, Einweisung, Kasse, Abfall und Abbau getrennt. Eine Kontaktliste mit Telefonnummern sollte am Eingang und bei der Organisation liegen.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Partyzelte, Standgewichte, Kühlboxen, Thermokannen und Handlampen sollten dann bereits bereitstehen, statt noch gesucht oder geliehen zu werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Flohmarkt anmelden?
Beginne 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit der Genehmigung und der Prüfung der Versicherung. Bei Verkehrssperrungen, vielen Ständen oder einer Nutzung öffentlicher Flächen kann die Bearbeitung länger dauern.
Wie viele Helfer braucht man für einen Flohmarkt?
Für einen kleinen Flohmarkt solltest du mindestens 1 Person für die Gesamtkoordination, 2 für Aufbau und Einweisung, 1 für Kasse oder Kartenzahlung und 2 für Abbau und Abfall einplanen. Bei mehreren Ein- und Ausgängen kommt pro zusätzlichem Bereich mindestens 1 Helfer hinzu.
Wann sollte man die Standbetreiber beim Flohmarkt bestätigen?
Bestätige die Anmeldungen 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Schicke dabei Standnummer, Aufbauzeit, Standregeln, Verkehrsinfos und Hinweise zu Strom oder eigenen Tischen mit.
Wie viel Bargeld braucht man für einen Flohmarkt?
Lege das Wechselgeld nach erwarteter Besucherzahl und Standgebühr fest und besorge es spätestens 2 bis 3 Tage vorher. Teste Kartenterminals am Vortag und halte zusätzlich eine dokumentierte Bargeldreserve für kleine Zahlungen bereit.

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