Checklist para organizar una entrega de premios sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra las categorías y las nominaciones antes de encargar trofeos. Deja al menos 10 días laborables para comprobar los nominados, corregir nombres y preparar certificados sin errores.
• Envía las invitaciones con 4 a 6 semanas de antelación y fija una fecha límite de confirmación 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para ajustar el catering y las preferencias dietéticas.
• Prepara el programa con bloques de 10 a 15 minutos por categoría y añade pausas de 5 minutos cada 30 o 40 minutos. Confirma a los presentadores al menos una semana antes y entrégales sus textos.
• Protege la lista de ganadores y comunica la información a cada ganador entre 3 y 7 días antes. Guarda una copia impresa para la persona responsable, pero no la dejes visible en la mesa de registro.
• Monta la sala al menos 3 horas antes: coloca mesas y sillas, prepara el registro, enfría las bebidas y prueba micrófonos, altavoces, proyector y presentaciones. Ten cables, regletas y un micrófono de repuesto o una alternativa preparada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una entrega de premios?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala y el catering, recopilar nominaciones, pedir trofeos y enviar invitaciones sin trabajar con plazos demasiado ajustados.

¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una entrega de premios?

Envíalas entre 4 y 6 semanas antes y establece el cierre de inscripciones unos 10 días antes. Usa la cifra final de asistentes para confirmar comida, bebidas, mesas y sillas.

¿Cuánto tiempo hace falta para montar una entrega de premios?

Calcula al menos 3 horas antes de la llegada de los invitados. Ese tiempo cubre la distribución de la sala, la mesa de registro, el buffet, la preparación de premios y las pruebas de sonido y proyección.

¿Cuándo hay que pedir los trofeos y preparar los certificados?

Pide los trofeos en cuanto estén cerradas las categorías y las nominaciones, idealmente con 10 días laborables de margen. Revisa los nombres antes de imprimir los certificados y prepara ambos como mínimo 2 o 3 días antes del evento.

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