Checklist pour organiser une remise des prix

Une remise des prix réussie repose sur un ordre de préparation précis. Commence par définir les catégories et les nominations, puis verrouille les invités, les trophées et le déroulé de la cérémonie. Les derniers jours servent surtout à vérifier les livraisons, préparer les certificats, organiser la salle et tester le son et les présentations. Cette checklist rassemble les 52 tâches et 46 éléments nécessaires pour ne rien laisser au hasard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir les catégories de prix
2 personnes
Collecter les nominations
2 personnes
Vérifier les nommés
2 personnes
Réserver la salle et le service traiteur
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Commander les prix et les trophées
Rédiger les certificats
Sécuriser les listes des gagnants
2 personnes
Établir le programme et le planning
Confirmer les présentateurs
Informer les gagnants
Rassembler la musique et les présentations
Vérifier les livraisons
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les certificats et les prix
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les éléments du buffet
3 personnes
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Aménager le coin présentation
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les présentations et le micro
2 personnes
Suspendre la décoration et la signalisation
2 personnes
Ranger les enveloppes des gagnants
2 personnes

Événement

Assurer l’accueil et l’enregistrement
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Assurer l’ouverture et l’accueil
Présenter les nominés
2 personnes
Remettre les prix et les certificats
3 personnes
Photographier la remise des prix
Ouvrir et encadrer le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Ciseauxqté 3

Équipement

Microphones sans filqté 2
Intervenants actifsqté 2
Mixeur audio
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Décoration

Fond de scène
Chemins de tableqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Trophéesqté 10
Classeurs de certificatsqté 10
Enveloppes pour les prixqté 10

Bureau

Badges nominatifsqté 70
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Marqueursqté 4
Ruban de masquageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Prévois un calendrier en trois étapes : nominations et réservations plusieurs semaines avant, confirmations et commandes environ 2 à 3 semaines avant, puis installation et vérifications pendant les 48 dernières heures.
Garde la liste des gagnants confidentielle jusqu’au moment prévu. Prépare les certificats, trophées et enveloppes dans l’ordre exact du programme afin d’éviter une remise inversée sur scène.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et relance les personnes qui n’ont pas répondu avant de confirmer le traiteur. Une dernière vérification 7 jours avant permet d’ajuster les quantités.
Teste les microphones sans fil, le mixeur audio, le vidéoprojecteur et les présentations au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Prévois aussi les rallonges et multiprises aux endroits où elles seront réellement utilisées.
Installe la table d’inscription, les badges, le vestiaire et le buffet avant l’ouverture des portes. Refroidis les boissons et prépare les éléments du buffet suffisamment tôt pour garder 30 minutes de marge avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une remise des prix ?: Commence au moins 8 semaines avant la cérémonie. Les catégories, nominations, salle, traiteur et invitations doivent être lancés en premier, car ils conditionnent tout le planning.
Combien de temps prévoir pour une remise des prix ?: Prévois généralement 2 à 3 heures pour l’accueil, la cérémonie et le moment convivial. Ajoute au minimum 2 heures avant l’ouverture pour installer la salle et tester le matériel.
Quand commander les trophées et rédiger les certificats ?: Commande les trophées environ 4 semaines avant l’événement, surtout s’ils sont personnalisés. Rédige les certificats dès que les catégories sont définitives, puis vérifie les noms avant impression.
Quand confirmer les gagnants d’une remise des prix ?: Sécurise la liste finale quelques jours avant la cérémonie, idéalement 72 heures à l’avance. Informe ensuite les gagnants selon le niveau de confidentialité souhaité et conserve une copie imprimée pour le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.