Preisverleihung organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Awardkategorien und den Zeitplan fest, bevor du Nominierungen sammelst. So wissen Moderation und Gäste früh, wie viele Auszeichnungen eingeplant sind.
• Bestätige Anmeldungen erst, nachdem du Ernährungswünsche erfasst hast. Zwei bis drei Tage vor der Veranstaltung solltest du die finale Gästezahl an Catering und Saal weitergeben.
• Bestelle Preise, Trophäen und Zertifikate nicht erst in der Veranstaltungswoche. Prüfe die Lieferungen nach Eingang und lege alle Auszeichnungen am Tag vorher in der richtigen Reihenfolge bereit.
• Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Beamer und Projektionsleinwand spätestens am Vortag im Saal. Kontrolliere dabei auch Verlängerungskabel und die Sichtbarkeit der Präsentationen.
• Baue Registrierungstisch, Sitzplätze und Buffet früh genug auf, damit die Einlasskontrolle nicht mit dem Catering kollidiert. Stelle Getränke kalt und bereite Snacks sowie Buffetkomponenten vor Beginn des Empfangs vor.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Preisverleihung organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Kategorien, Saal, Catering und Einladungen. Trophäen, Zertifikate und Technik sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin feststehen.

Wann müssen die Einladungen zur Preisverleihung verschickt werden?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Veranstaltung. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit Sitzplätze, Catering und Namensschilder geplant werden können.

Wann informiert man die Preisträger bei einer Preisverleihung?

Informiere die Preisträger nach der abschließenden Prüfung der Gewinnerlisten, idealerweise 1 bis 2 Wochen vor der Veranstaltung. Bitte sie zugleich, ihre Teilnahme und die korrekte Schreibweise für Zertifikate zu bestätigen.

Was muss man am Tag vor der Preisverleihung vorbereiten?

Bereite Zertifikate, Preise, Namensschilder, Präsentationen und den Registrierungstisch vor. Teste die gesamte Technik, prüfe Lieferungen und stelle Getränke sowie verderbliche Buffetkomponenten erst am Veranstaltungstag bereit.

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