Checklist para organizar una conferencia de gestión
Organizar una conferencia de gestión requiere coordinar programa, ponentes, asistentes, catering y medios técnicos en un orden claro. Empieza por fijar la fecha, reservar el lugar y confirmar quién participa; después abre las inscripciones y cierra los detalles del programa. Durante la última semana, recopila las presentaciones, preferencias dietéticas y necesidades técnicas. El día anterior, prepara el registro, coloca el mobiliario y prueba el proyector y los micrófonos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Reservar el catering
Confirmar ponentes
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar habitaciones de hotel
Inventariar las necesidades técnicas
2 personas
Recopilar las presentaciones
Definir el programa final
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Enviar briefing a los ponentes
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
Conectar el proyector
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
Evento
Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Servir café de bienvenida
2 personas
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
Vigilar el horario
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir la pausa para el café
3 personas
Repartir materiales de trabajo
2 personas
Pasar los micrófonos
2 personas
Recoger preguntas del público
Montar el bufé de cena
4 personas
Servir la cena
4 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Montar el aperitivo de networking
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Dirigir la presentación final
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger los espacios
4 personas
Limpiar superficies
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo prestado
Recoger el catering sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir las presentaciones
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 14
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
- Escenario
Vajilla
- Platos de cenacant. 90
- Platos de postrecant. 90
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Cuchillos de cenacant. 100
- Tenedores de cenacant. 100
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soporte de micrófono
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Clic de presentacióncant. 2
- Baterías externascant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Bandejas de bufécant. 10
- Pinzascant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cubiterascant. 4
Decoración
- Portanombrescant. 90
- Números de mesacant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Pósteres del programacant. 6
Artículos de oficina
- Tarjetas de nombrecant. 90
- Folletos del programacant. 100
- Bolígrafoscant. 100
- Bloc de notascant. 100
- Rotuladorescant. 12
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Notas adhesivascant. 12
- Ganchos para acreditacionescant. 100
- Sobrescant. 100
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Cuboscant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Paños de limpiezacant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el programa inicial antes de enviar las invitaciones. Deja un margen de al menos 2 semanas para confirmar ponentes y corregir cambios en el programa.
- Abre el formulario de inscripción cuando el lugar, el catering y el programa básico estén confirmados. Recoge las preferencias dietéticas desde el principio para no tener que rehacer el pedido al final.
- Pide las presentaciones y envía el briefing a los ponentes entre 5 y 7 días antes. Así puedes comprobar el portátil, el proyector, los cables HDMI y los adaptadores con tiempo.
- Prepara las tarjetas de nombre y la lista de participantes como mínimo 1 día antes. Coloca la mesa de registro cerca de la entrada y reserva espacio para gestionar inscripciones pendientes.
- Haz el montaje técnico antes de que lleguen los asistentes: conecta el proyector, prueba los micrófonos inalámbricos y deja baterías externas, regletas y cables alargadores disponibles. Comprueba también que las sillas, mesas, escenario y mesa de oradores estén colocados según el programa.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una conferencia de gestión?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la fecha. Cierra primero el lugar, el programa inicial y los ponentes principales para que la invitación incluya información fiable.
- ¿Cuándo se debe cerrar el programa de una conferencia?
- Procura definir el programa final entre 7 y 10 días antes. Ese plazo permite recopilar las presentaciones, actualizar las tarjetas de nombre y enviar a los ponentes un briefing definitivo.
- ¿Cuánto antes hay que probar el proyector y los micrófonos?
- Haz una prueba completa el día anterior y repítela al menos 60 minutos antes del comienzo. Comprueba el portátil, la pantalla, los cables HDMI, los adaptadores y las baterías de los micrófonos.
- ¿Cuándo se deben confirmar el catering y las preferencias dietéticas?
- Confirma el catering cuando termine el periodo principal de inscripciones, normalmente entre 7 y 10 días antes. Recoge las preferencias dietéticas durante el registro y envía al proveedor el número final de comensales.
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