Managementconferentie organiseren: checklist en planning

Een managementconferentie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een vergaderruimte. Je regelt tegelijk sprekers, deelnemers, hotelkamers, catering, presentaties en techniek. Begin met datum, programma en locatie, zodat uitnodigingen en reserveringen op tijd kunnen volgen. In de laatste week draait alles om bevestigen, naamkaartjes, dieetwensen en het testen van projector en microfoons. Gebruik de checklist hieronder om de voorbereiding stap voor stap af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Sprekers bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Hotelkamers reserveren
Techniekbehoeften inventariseren
2 personen
Presentaties verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Sprekersbriefing versturen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstkoffie serveren
2 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Tijdschema bewaken
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Werkvormmaterialen uitdelen
2 personen
Microfoons doorgeven
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Diner serveren
4 personen
Tafels afruimen
3 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Afsluitende presentatie begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes opruimen
4 personen
Oppervlakken schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Bedankbericht versturen
Presentaties delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 14
Registratietafel
Spreektafel
Podium

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Buffetbakkenaantal 10
Tangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 90
Tafelnummersaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Programmapostersaantal 6

Kantoorartikelen

Naamkaartjesaantal 90
Programmafoldersaantal 100
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Stiftenaantal 12
Flip-overblokkenaantal 4
Plakbriefjesaantal 12
Badgeclipsaantal 100
Enveloppenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, locatie en catering uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf vast. Pas daarna kun je uitnodigingen versturen met een betrouwbaar tijdschema en duidelijke informatie over maaltijden.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en stuur het definitieve aantal deelnemers 5 tot 7 dagen vooraf naar de cateraar. Reserveer hotelkamers eerder als veel deelnemers van buiten komen.
Vraag presentaties minimaal 48 uur voor de conferentie op en controleer of de laptop, beamer, HDMI-kabels en eventuele adapters samenwerken. Zet alle bestanden ook op één reserve-usb of andere back-up.
Plan de opbouw op de dag ervoor of minstens 2 uur voor ontvangst. Controleer dan de ruimtes, zet registratiebalie en naamkaartjes klaar en test elke draadloze microfoon afzonderlijk.
Maak voor registratie een actuele deelnemerslijst en leg die samen met naamkaartjes klaar. Houd daarnaast powerbanks, verlengkabels en stekkerdozen bij de hand; die worden vaak pas gemist wanneer de eerste presentatie begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een managementconferentie organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en catering. Bevestig sprekers en hotelkamers zo snel mogelijk; stuur uitnodigingen zodra die basis staat.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een managementconferentie versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Geef deelnemers minstens 2 weken voor de conferentie om zich aan te melden en dieetwensen door te geven.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een managementconferentie op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor stoelen, tafels, podium, registratiebalie en techniek. Als de zaalindeling complex is of meerdere ruimtes gebruikt, plan je de opbouw liever de dag ervoor.
Wanneer moet ik presentaties en techniek voor een managementconferentie controleren?: Verzamel presentaties uiterlijk 48 uur vooraf en test beamer, projectiescherm, microfoons en kabels nogmaals op de locatie. Doe op de ochtend zelf een korte soundcheck van 30 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.