Checklist pour organiser une conférence de management

Une conférence de management se prépare en plusieurs temps : cadrer le programme, sécuriser le lieu et les intervenants, puis gérer les inscriptions et la logistique. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des actions, des premières réservations jusqu’aux tests techniques sur place. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, chambres d’hôtel, badges, présentations et adaptateurs pour le vidéoprojecteur. Le jour venu, l’installation des espaces et l’essai des microphones doivent être terminés avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Confirmer les intervenants
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des chambres d’hôtel
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Rassembler les présentations
Finaliser le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Envoyer le briefing des intervenants
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir le café de bienvenue
2 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Veiller au planning
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Distribuer le matériel d’animation
2 personnes
Passer les microphones
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Encadrer la présentation de clôture
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les espaces
4 personnes
Nettoyer les surfaces
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 14
Table d'inscription
Table de prise de parole
Scène

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Louchesqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Bacs à buffetqté 10
Pincesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 90
Numéros de tableqté 10
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 6

Fournitures de bureau

Badges nominatifsqté 90
Brochures du programmeqté 100
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100
Marqueursqté 12
Blocs pour chevaletqté 4
Post-itqté 12
Pinces à badgeqté 100
Enveloppesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2
Raclettes de solqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations : gardez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les intervenants, le traiteur et les besoins techniques.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant la conférence afin d’imprimer la liste des participants, préparer les badges et transmettre au traiteur le nombre de repas et les régimes particuliers.
Demandez les présentations aux intervenants au plus tard 3 jours avant l’événement. Vérifiez leur compatibilité avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les câbles HDMI et les adaptateurs disponibles.
Prévoyez l’installation du mobilier et de la technique au moins 2 heures avant l’accueil : scène, pupitre, tables, chaises, écran, multiprises et rallonges doivent être en place avant les essais.
Gardez un poste d’enregistrement complet à l’entrée avec la liste imprimée, les badges et une table dédiée. Testez chaque microphone sans fil et le cliqueur avant le début de la première intervention.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence de management ?: Comptez généralement 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, le traiteur et les chambres, confirmer les intervenants et ouvrir les inscriptions. Ajoutez une dernière semaine pour les badges, le programme final et les vérifications techniques.
Quand envoyer les invitations pour une conférence de management ?: Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant la date prévue, une fois le lieu et le programme suffisamment stabilisés. Prévoyez une relance 2 à 3 semaines avant la clôture des inscriptions.
Quand faut-il confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Transmettez un premier effectif 10 à 14 jours avant la conférence, puis confirmez le nombre définitif 5 à 7 jours avant. À ce moment-là, incluez les besoins alimentaires recueillis dans le formulaire d’inscription.
Combien de temps prévoir pour installer la salle et tester le matériel ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée des participants pour installer les chaises, tables, scène et comptoir d’enregistrement. Gardez 30 minutes supplémentaires pour tester le vidéoprojecteur, les microphones, les câbles et les adaptateurs.

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